Ein Projekt präsentieren

Die wichtigsten zu berücksichtigenden Aspekte

Die Phase der Projekterstellung beginnt nach einer gründlichen Lektüre der Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen, und sobald die Existenz des die wichtigsten Ausgangsbedingungen, nämlich:

• Das Vorhandensein einer Projektidee, die für den Aufruf geeignet ist (in thematischer Hinsicht und in Bezug auf die Förderfähigkeit der vorgeschlagenen Art von Aktivität);
• Das Vorhandensein einer Ausschreibung im Rahmen der Möglichkeiten der Organisation (auch in Bezug auf Ressourcen und Zeitplan);
• Das Vorhandensein einer nach administrativen Kriterien förderfähigen Partnerschaft mit soliden und ergänzenden technischen und organisatorischen Ressourcen.

Die wichtigsten Elemente für die Ausarbeitung des Vorschlags sind:

• Sorgfältige Lektüre der Leitlinien und Anhänge des Aufrufs;
• Die Überprüfung und Aktualisierung der Akteurs- und Kontextanalyse;
• Die klare und strukturierte Definition von Projektzielen und -ergebnissen;
• Die Antwort auf die rechtzeitigen Anforderungen des Anrufs;
• Die endgültige Strukturierung der Partnerschaft und der Arbeitsgruppe;
• Die genaue Beschreibung der Aktivitäten, möglicherweise in ‚Arbeitspaketen‘ organisiert;
• Die Erstellung eines realistischen und präzisen Zeitplans (Gantt-Diagramm);
• Die Fertigstellung eines strengen und begründeten Finanzplans (sowohl in Bezug auf die von den Partnern zur Verfügung gestellten Mittel als auch auf den geforderten Beitrag);
• Die Beschreibung der Strategie für die Überwachung, Bewertung und Verbreitung der Projektergebnisse.

Bei der Ausarbeitung des Vorschlags müssen in erster Linie die in der Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen genannten Bewertungskriterien berücksichtigt werden.

Ganz allgemein kann auf fünf Kriterien verwiesen werden, die im Zusammenhang mit Projekten als "universell" gelten: Relevanz, Effizienz, Effektivität, Auswirkungen und Nachhaltigkeit. Diese Kriterien werden in den folgenden Abschnitten genauer behandelt folgenden Kapiteln. Neben diesen Kriterien können noch weitere, besonders häufige genannt werden, die sich konzeptionell auf die fünf bereits aufgeführten zurückführen lassen:

• Die Originalität und Innovativität der Projektidee, d.h. die Elemente der Neuartigkeit im Vergleich zu früheren oder laufenden Initiativen. In einigen Fällen (z.B. im Bereich Forschung und Innovation) ist die Anwendung modernster Ansätze und technischer Expertise erforderlich. Bei EU-Aufforderungen zur Einreichung von Vorschlägen muss auch die Fähigkeit des Projekts hervorgehoben werden, Lösungen einzubeziehen und bereitzustellen, die in verschiedenen Kontexten verwendet werden können, neue Möglichkeiten zu eröffnen und einen (direkten, indirekten oder potenziellen) Nutzen für das gesamte europäische Gebiet zu bieten;
• Die Durchführbarkeit und Konkretheit des vorgelegten Vorschlags, in dem die durchgeführten Aktionen, ihr Zweck, der Prozess und die verwendeten Ressourcen klar sind (auch und gerade für diejenigen, die mit dem Projekt nicht vertraut sind). Die Klarheit der Sprache und der Darstellung des Vorschlags (vor allem, wenn es sich nicht um die eigene Sprache handelt) und die Anwendung eines logischen Rahmens sind ein grundlegender Aspekt einer guten Projektarbeit.

Tipps zum Schreiben eines Projekts

1. Verstehen Sie, was Sie tun und warum Sie es tun.

Bevor Sie ein Projekt entwerfen, ist es ratsam, einige der Techniken von Kartierung von Akteuren und Bedürfnissen, die es ermöglichen, Probleme und Lösungen mit mehr Weitblick und Klarheit anzugehen. Sie werden in anderen Kapiteln dieses Abschnitts detailliert vorgestellt, aber wir werden hier einige von ihnen illustrieren.

• Die ‚Stakeholder-Analyse‘ besteht aus einer Bestandsaufnahme der Ressourcen, Interessen, Probleme, Beziehungen, Kapazitäten und Interessen der Akteure rund um das Projekt und der anschließenden Definition der ‚Zielgruppen‘, der zu befriedigenden Bedürfnisse und der zu entwickelnden Synergien.
• Die ‚Bedarfsanalyse‘ besteht aus einer Beschreibung der Stärken, Schwächen, Bedrohungen und Chancen im Zusammenhang mit einem Kontext oder ‚Zielgruppen‘, den Merkmalen einer aktuellen (‚Ist‘) und einer gewünschten (‚Soll‘) Situation, den Diskrepanzen, die es zu beseitigen gilt, und den dafür erforderlichen Schritten.
• Die "Szenarienbildung" besteht darin, verschiedene mögliche Szenarien vorzustellen (explizit im Vorschlag) oder (intern, während der Ausarbeitung des Vorschlags) aufzuzeigen, die den Bedarf, die Annahmen und die Risiken im Zusammenhang mit der Aktivität aufzeigen - und die praktischen Möglichkeiten, ihnen zu begegnen.

2. Behalten Sie den Überblick.

Die verschiedenen Elemente, die für die Präsentation eines Projekts erforderlich sind, laufen parallel und beeinflussen sich gegenseitig: Vorschlagserstellung und Budgetierung; Vorschlag, Budget und Definition der Partnerschaft und der Arbeitsgruppe; Vorschlag, Budget und Definition eines Überwachungs- und Bewertungssystems. Aus diesem Grund ist es ratsam gehen Sie bei der Ausarbeitung des Projekts Schritt für Schritt vor und sehen Sie dabei verschiedene Phasen der Überprüfung vor, sowohl innerhalb der Partnerschaft, als auch mit Personen, die dem Projekt nicht angehören und "neutral" sind. Es können zum Beispiel die folgenden Phasen durchlaufen werden:

• Erstellung eines zusammenfassenden Dokuments mit den wichtigsten Informationen aus der Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen, den Formularen für die Projekteinreichung, Ihrer eigenen Kontext- und Bedarfsanalyse und dem Ansatz, den Sie vorzuschlagen beabsichtigen;
• Entwicklung einer gut strukturierten Projektlogik mit den typischen Elementen eines logischen Rahmens und den wichtigsten Punkten eines Überwachungs- und Bewertungsrahmens;
• Ausarbeitung eines ersten Entwurfs des Projekts, in dem die Anforderungen des Antragsformulars im Lichte der ausgearbeiteten Ideen entwickelt werden; gefolgt von weiteren Entwürfen bis hin zum endgültigen Entwurf - und ebenso vielen Prüfpunkten.

Wenn man Schritt für Schritt vorgeht, kann man sich Fragen stellen, die verschiedenen Aspekte des Projekts aus verschiedenen Blickwinkeln betrachten (strategisch, praktisch, budgetär…) und sie im Lichte der Bewertungskriterien, der operativen Auswirkungen und der Notwendigkeit, besondere und innovative Aspekte einzubringen, anpassen, so dass eine echte "Vision" des Projekts in dem Vorschlag erkennbar wird.

Die Projektvorbereitung ist komplex, was den Inhalt, das Partnerschaftsmanagement, die Finanzprognose und die Einhaltung von Verwaltungsvorschriften betrifft. Schritte und Kontrollpunkte stellen sicher, dass wichtige Punkte nicht übersehen werden und sorgen dafür, dass die verschiedenen Teile des Projekts reibungslos ablaufen.

3. Klare Schrift.

Einfachheit und Klarheit der Sprache und des Stils sind ein grundlegender Aspekt eines erfolgreichen Vorschlags. Die Konzepte und Ideen, die ausgedrückt werden sollen, müssen in erster Linie in den Köpfen der Person, die einen Vorschlag schreibt, klar und eindeutig sein. Hier sind einige Vorschläge aus zwei wichtigen Referenzhandbüchern.

• Elemente des Stils (William Strunk, Jr, 1918): nur ein Hauptthema für jeden Absatz (der als ‚Grundeinheit‘ eines Textes zu betrachten ist); verwenden Sie die positive Form und die aktive Stimme (es sei denn, es ist nicht anders möglich); lassen Sie unnötige Wörter weg und beschränken Sie Unterstellungen, Modalausdrücke, Adverbien und Adjektive auf ein Minimum; halten Sie Wörter und Konzepte nahe beieinander (und ähnlich in der Art und Weise, wie sie ausgedrückt werden); verwenden Sie vorzugsweise nur eine Verbalform (vorzugsweise das Präsens).
• Schreiben Sie deutlich (Europäische Kommission, 2016): Denken Sie nach, bevor Sie schreiben (Wer wird das Dokument lesen? Was wollen Sie erreichen? Welche Punkte soll das Dokument abdecken? Was kann der Leser erwarten? Sind Sie ausreichend direkt und interessant?); Fassen Sie sich kurz und einfach: Dokumente und Sätze sind umso wirksamer, je kürzer sie sind (vermeiden Sie offensichtliche Ausdrücke, Klischees, redundante oder unnötige Elemente, Wiederholungen, Zweideutigkeit und Jargon, halten Sie sich an einen Durchschnitt von 20 Wörtern pro Satz und prüfen Sie, ob jeder Abschnitt und jedes Wort wirklich notwendig ist); streben Sie eine effektive Kommunikation an (drücken Sie konkrete Konzepte so weit wie möglich aus , ‚begraben‘ Sie wichtige Informationen nicht in Wörtern oder Sätzen und fügen Sie die ’stärksten‘ Elemente am Ende der Sätze ein).

Es ist auch notwendig, Texte mehrmals zu überarbeiten, zu kürzen und zu überprüfen; und sich mit den Computerwerkzeugen von vertraut zu machen, um scheinbar triviale, aber reale und häufige Probleme zu vermeiden (z.B. Schwierigkeiten bei der Verwaltung der Formatierung und der Revisionen eines Dokuments oder bei der Identifizierung verschiedener Versionen).

4. Vertiefen und verbessern, immer.

Diese Aspekte erschöpfen nicht die Anregungen und bewährten Verfahren, die für die Entwicklung eines guten europäischen Projekts nützlich sind. Weitere Aspekte, die besonders umfangreich und komplex sind, werden in den folgenden Kapiteln dieses Abschnitts ausführlicher behandelt. Weitere Aspekte werden in unserem Abschnitt über Einblicke behandelt.

Unser Rat ist, sich weiterhin zu informieren, zu vertiefen und zu verbessern, durch den Leitfaden und durch alle möglichen Anregungen, die aus anderen Quellen, aus der Praxis, durch den Rat und das Beispiel von Kollegen und Partnern kommen können.

Der Haushalt und administrative Aspekte

Die Arbeit an einem Projekt erfordert nicht nur Wissen, Ideen und Kreativität, sondern auch ein gewisses Maß an Sorgfalt und Strenge. Dies gilt für alle Aspekte, insbesondere für die Aufstellung des Haushaltsplans und die Verwaltung der administrativen Aspekte.

Die wichtigsten Elemente für die Erstellung eines Budgets sind:

• Sensibilisierung für den Aufruf und das Programm, insbesondere im Hinblick auf die Förderkriterien, die Formen der Beteiligung und die zu verwendenden Modelle;
• Eine gute Kenntnis der verschiedenen Komponenten des Projekts und ihrer Aktivitäten sowie eine kontinuierliche Abstimmung mit den Mitgliedern des Teams, das für die Ausarbeitung des technischen Teils des Vorschlags zuständig ist;
• Ein spezifischer und detaillierter Überblick über die (materiellen, finanziellen und personellen) Ressourcen, die für jede Aktivität benötigt werden, ihre Kosten für die Organisation und den Beitrag der Partner und externen Organisationen;
• Eine gewisse Vorstellung von der Verwaltung und dem Finanzleben der Organisation, die in der Lage ist, einige offensichtliche, aber nicht immer klare Aspekte der Teilnahme an einem europäischen Projekt zu bewerten: den Cash-Flow (fast immer erfolgt der Erhalt des Zuschusses im Anschluss an die getätigten Ausgaben) und die ‚impliziten‘ Kosten (Zeit und Humanressourcen der Verwaltungsstruktur) der Teilnahme am Projekt;
• Die Fähigkeit, all diese Aspekte miteinander in Beziehung zu setzen, d.h. die Kriterien, die Formen, die verfügbaren und die benötigten Ressourcen.

Die Erstellung eines Budgets ist also keine "Restaktivität" in einem Projekt, sondern (im Gegenteil) die wichtigste einen konkreten und formalisierten Projektvorschlag. Es erfordert technischen Weitblick, Erfahrung, Prognosefähigkeiten, Vertrautheit mit Zahlen und Tabellenkalkulationen, die Fähigkeit zu verhandeln, zu erklären, einzubeziehen und zu überzeugen (ein Budget ist Gegenstand ausführlicher Diskussionen in jeder Partnerschaft), Ordnung in Archiven und Dokumenten, Kenntnis des Marktes und der Lieferanten von Waren und Dienstleistungen die für das Projekt benötigt werden.

Wie bei der Ausarbeitung eines Vorschlags erfolgt die Budgetierung Schritt für Schritt und unterliegt häufigen Revisionen:

• Ein erster Entwurf kann aus einer detaillierten Analyse der personellen und materiellen Ressourcen bestehen, die für die Durchführung der verschiedenen Aktivitäten erforderlich sind. Deren Werte und Umfang können variieren und je nach Umfang der im Vorschlag vorgesehenen Aktivitäten schrittweise angepasst werden;
• Sobald sich diese Aspekte zu konsolidieren beginnen, ist es möglich, ein erstes Budget zu erstellen, das dem Format und den Kriterien der Aufforderung entspricht. Diese formale Überprüfung kann zu neuen Überlegungen, Anpassungen des Vorschlags und Änderungen in der Partnerschaft führen;
• Die endgültige Version des Budgets erfordert in der Regel zahlreiche Lesungen, Überprüfungen und Genehmigungen durch die Partner, die aufgefordert werden, Ressourcen bereitzustellen (die teilweise aus dem Projektbudget erstattet werden) und die Verantwortung für Aktivitäten und ‚Arbeitspakete‘ zu übernehmen.

Es ist jedoch diefederführende Organisation, die die Verantwortung für die Kommunikation mit der Europäischen Kommission, die Koordination der Partner, die Kontrolle des Budgets und die termingerechte Durchführung der Aktivitäten übernimmt. Während des Durchführungszeitraums des Projekts erhält die federführende Organisation die Kofinanzierungsbeträge und zahlt den anderen Partnern ihren Anteil an den Projektkosten und den Fortschritten der jeweiligen Aktivitäten.

Die Budgetverwaltung während der Projektausführung erfordert:

• Ein angemessener und geplanter Prozess der Ressourcenmobilisierung in Form von Ausgabenverpflichtungen und Verfahren;
• Die Sammlung, Organisation und Archivierung der Dokumentation mit gemeinsamen Kategorien und Instrumenten für die gesamte Partnerschaft und in Übereinstimmung mit den im Projekt vorgesehenen Budgetposten und Berichtsmethoden;
• Besonderes Augenmerk muss auf die regelmäßige und abschließende Berichterstattung, den kontinuierlichen Dialog mit der Verwaltungsbehörde und die Aufbewahrung der Dokumentation für den erforderlichen Zeitraum (normalerweise mindestens 5 Jahre) gelegt werden.

Diese Aspekte werden in einem ein eigenes Kapitel zur Berichterstattung.

Ähnliche Überlegungen gelten für die administrativen Aspekte, die für die Einreichung eines Projekts erforderlich sind. Zu diesen Aspekten gehören insbesondere:

• Überprüfung der Förderfähigkeitsbedingungen für Partner, Kosten und Projektaktivitäten;
• Die Sammlung von Belegen, die für die Präsentation des Projekts erforderlich sind (z.B. Unterlagen, die die Förderkriterien und die technischen, finanziellen und personellen Kapazitäten der Partner belegen);
• Die korrekte Registrierung des federführenden Partners und der Partner auf den entsprechenden Portalen, die in der Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen vorgesehen sind (insbesondere bei EU-Programmen);
• Das Hochladen der verschiedenen Teile des Vorschlags in die entsprechenden Portale für die elektronische Einreichung (e-submission).

In der Tat erfolgt die Einreichung von Vorschlägen in den meisten Fällen über spezielle Webplattformen.

Es ist ratsam, sich Zeit für die Registrierung, das Hochladen von Vorschlägen auf die Portale und die Analyse der Anleitungen zu deren Nutzung zu nehmen, die normalerweise in den Aufforderungsunterlagen enthalten sind. Es wird nicht empfohlen, Ihren Vorschlag kurz vor Ablauf der Frist einzureichen, um zu vermeiden, dass technische Probleme oder eine Überlastung des Servers es unmöglich machen, den Vorschlag bis zur angegebenen Frist und Uhrzeit einzureichen.

Die Verfahren können innerhalb der Strukturfonds und der Programme für territoriale Zusammenarbeit variieren, wobei die verschiedenen Verwaltungsbehörden unterschiedliche Systeme anwenden können. Innerhalb der EU-Programme sind sie jedoch relativ standardisiert, die sich auf das einheitliche Portal ‚Funding&Tenders‘ beziehen. Über dieses Portal können Sie Ihr eigenes Konto ("EU Login") erstellen, Ihre Organisation registrieren und auf die Anweisungen zur Benutzung der Plattform. A spezielles pdf-Handbuch mit allen Anleitungen. Wir haben diesen Aspekten einen eigenen Artikel gewidmet.

Die administrativen Aspekte bleiben auch nach Einreichung des Projekts bestehen. Wenn ein Projekt bewilligt wird, erstellt die finanzierende Stelle (eine nationale Behörde oder die Europäische Kommission) einen Vertrag (Finanzhilfevereinbarung), der in der Regel vom federführenden Partner, der die Mitglieder der Partnerschaft vertritt (im Rahmen einer entsprechenden Delegationsvereinbarung), unterzeichnet wird. Der Vertrag legt den Beginn und die Dauer der Aktivitäten sowie die rechtlichen und finanziellen (Vorfinanzierung, Aufteilung des Budgets unter den Partnern, Abschlussbericht), verfahrenstechnischen (Überwachung der Aktivitäten) und Kommunikation/Verbreitung der Ergebnisse fest. Im Rahmen der europäischen Programme ist die Musterfinanzhilfevereinbarung in der Regel in der Phase der Antragserstellung verfügbar. Der Unterzeichnung des Vertrags mit der Europäischen Kommission können Ergänzungen und Überarbeitungen vorausgehen: Dies ist die Phase, in der sich die Vertragspartner auf die technischen und wirtschaftlichen Details einigen, die der Durchführung des Projekts zugrunde liegen. Auch in dieser Phase kann die Verwaltungsbehörde zusätzliche Dokumente anfordern.

Bevor das Projekt eingereicht wird, sollte eine Partnerschaftsvereinbarung zwischen dem Projektleiter und den Partnern unterzeichnet werden, die ihre Beziehungen, Rechte und Pflichten, Verantwortlichkeiten und Quoten innerhalb des Projekts regelt. Dabei handelt es sich um ein "privates" Dokument zwischen den an der Partnerschaft beteiligten Organisationen, das jedoch wichtig ist, um Streitigkeiten bei der Vergabe und Durchführung des Projekts zu vermeiden.

Wie imentsprechenden Kapitel auf erläutert, ist es während der Projektlaufzeit notwendig, eine regelmäßige administrative Unterstützung bei der Archivierung und Bereitstellung der erforderlichen Unterlagen für die Berichterstattung über die Aktivitäten (Verträge, Rechnungen, Quittungen, Zeiterfassungsbögen usw.) zu den erforderlichen Zeitpunkten, die jedoch auf der Grundlage der für jedes einzelne Programm und jede einzelne Aufforderung vorgesehenen Verfahren variieren können.