Love is in the Grant: il partner ideale nei progetti europei

Come trovare il partner di progetto ideale? Per San Valentino, consigli semiseri su come gestire gli "affari di cuore" progettuali.

Love is in the Grant…

San Valentino non è solo il tempo degli innamorati che si scambiano cioccolatini, ma anche dei progettisti e delle organizzazioni che cercano il Partner di progetto ideale.

L’Unione europea ama… le relazioni a distanza: ogni progetto europeo si basa sulla creazione di un partenariato di organizzazioni di paesi diversi che lavorano a un obiettivo comune. Costruire un consorzio per un bando europeo non è molto diverso dal cercare il partner ideale. Serve chimica, una visione comune e la capacità di sopportarsi durante le "crisi".

Su EUknow.it proponiamo molti articoli sul partenariato: il lavoro preparatorio per costruirlo, una lista di domande da porsi per capire se abbiamo individuato il partner giusto, dove trovare i partner e come gestire la collaborazione.

Ecco una lista dei profili di partner che potresti incontrare (e di cui potresti innamorarti) durante la tua ricerca, i “red flags” cui prestare attenzione e alcuni consigli per tirare fuori il meglio dalla vostra partnership.

Il Bello e Impossibile (il partner prestigioso)

È il partner che tutti sognano di avere nel proprio consorzio. Ha prestigio internazionale, un sito web mozzafiato e una lista di progetti europei lunga 5 pagine. Dà credibilità immediata al Consorzio ma è troppo preso dal suo stesso fascino per essere affidabile dal punto di vista operativo. È cordiale ma distante e ti dà l’impressione che ti stia facendo un favore immenso. Soprattutto se sei una piccola organizzazione, rischi di sentirti un numero tra i tanti nel suo immenso “harem” di progetti.

Al primo appuntamento: ti “concede” 15 minuti di videochiamata tra un convegno e una conferenza internazionale. Ti senti fortunato anche solo perché ha risposto alla tua e-mail.

Perché potresti innamorarti: la sua presenza dà credibilità al Consorzio. Porta una serie di elementi di eccellenza che possono essere fondamentali nella valutazione.

Red flags:

In fase di scrittura manda CV di 10 pagine ma fatica a scrivere 10 righe di descrizione delle attività, non usa i tuoi template e condivide le informazioni con PDF non editabili che ti costringono a un infinito copia incolla;

• Si sente disturbato dalle richieste amministrative, che lo distraggono dalla sua Vera Missione;
• Tende a delegare tutto al ribasso, affidando le responsabilità di gestione a tirocinanti o profili junior che vengono catapultati nelle riunioni senza l’esperienza necessaria;
• Ha un atteggiamento da “diva” e si aspetta che siano gli altri a fare il lavoro sporco del reporting. I suoi deliverables arrivano con un ritardo imbarazzante e spesso sono versioni riciclate di documenti già visti, convinto che basterà il suo “brand” a renderli accettabili.

I nostri consigli:

• Assicurati di avere il contatto nell’organizzazione delle persone che si occuperanno nel concreto delle attività, senza accettare il “Direttore Generale” come unico contatto;
• Sfrutta il Bello e Impossibile per quello che sa fare meglio: apparire. Valorizza il suo prestigio negli eventi e nei deliverable, ma limita i possibili danni dal punto di vista operativo. Non affidargli ruoli centrali in attività d’importanza critica per il progetto;
• Non cercare solo i “Belli e Impossibili”: tutti vogliono il partner prestigioso, ma chi è troppo richiesto spesso non ha molto tempo da dedicarti. Organizzazioni più piccole o radicate in territori meno “glamour” hanno spesso una fame di crescita e una dedizione che li può rendere partner molto più coinvolti, reattivi e pronti a rimboccarsi le maniche insieme a te.

Il Romanticone (il partner visionario)

Dopo una sola call conoscitiva sa già che siete fatti l’uno per l’altra: ti considera il suo partner strategico preferito per i prossimi dieci anni e ha già immaginato la vostra foto insieme al primo meeting di progetto. È d’accordo su tutto e innamorato dell’idea di progetto, ma detesta la realtà della gestione e della rendicontazione.

Al primo appuntamento: ti inonda di complimenti e parla già di “noi”. Ti invia un’e-mail di ringraziamento subito dopo la call e, il mattino dopo, un’e-mail con una bozza di budget allegata.

Perché potresti innamorarti: in un mare di partner fantasma che non rispondono alle e-mail, lui è una presenza costante. Ti inonda di bozze, grafici e dichiarazioni d’intenti. È il partner che ti dice esattamente quello che vuoi sentirti dire.

Red flags:

In fase di scrittura di progetto, scrive lunghi e poetici contributi (che rigorosamente superano il limite di caratteri), ma lascia vuote le tabelle dei costi e le sezioni tecniche;

• Ha il “sì” facile: accetta ogni critica al progetto con entusiasmo, ma non propone mai soluzioni concrete, lasciando a te l’incombenza di far “quadrare” tutto. Il confronto critico è totalmente assente;
• Preso dall’entusiasmo, tende a promettere risultati impossibili – che bisognerà ovviamente raggiungere nei tempi e con le risorse del progetto;
• È in prima linea nel condividere testi e foto per i canali social del progetto, ma svanisce nei momenti più difficili della rendicontazione e del reporting.

I nostri consigli:

• Identifica un partner pragmatico che possa affiancarlo, per assicurarsi che le visioni si traducano in attività concrete e misurabili;
• Canalizza la sua energia ispiratrice in attività, come quelle di disseminazione e comunicazione, dove la sua capacità visionaria e la sua passione possono essere un valore aggiunto;
• Pretendi un accordo di partenariato (il Partnership Agreement) prima dell’avvio del progetto e verifica che dietro le “parole dolci” ci sia un bilancio solido e competenze reali (profili dello staff coinvolto);
• Assicurati che i risultati delle sue attività (es. persone formate, pubblico raggiunto) siano misurabili, credibili e fattibili.

Il Pauroso (il partner impegno-fobico)

È il partner che vuole tutti i benefici del progetto (budget, prestigio, networking) ma è terrorizzato da qualsiasi forma di responsabilità ufficiale o impegno a lungo termine. La sua riluttanza può essere scambiata per “serietà” o “eccesso di scrupolo”, ma spesso è legata alla poca disponibilità ad occuparsi dell’operatività del progetto. Il Pauroso è un maestro del ghosting burocratico: sparisce misteriosamente a 48 ore dalla scadenza del bando, lasciandoti con campi obbligatori vuoti nel portale UE, e con un senso di vuoto esistenziale.

Al primo appuntamento: è affascinante e competente, ma non appena accenni al fatto che dovrà guidare un Work Package o firmare la Declaration on Honor, inizia a sudare freddo e a cambiare discorso.

Perché potresti innamorarti: è l’intellettuale tenebroso della progettazione: la sua scarsa disponibilità lo rende incredibilmente attraente e ti convince che, se solo riuscissi a “conquistarlo” e a farlo firmare, il successo sarebbe garantito.

Red flags:

• In fase di scrittura è entusiasta ma quando gli mandi il link al portale UE, sostiene di avere problemi con il login per settimane;
• Invece di scrivere la sua parte, corregge le virgole delle parti altrui per dare l’impressione di esserci, senza produrre i contenuti tecnici di sua competenza;
• Si sente a disagio e contesta il dover fornire informazioni precise, come il numero di ore persona;
• Nella gestione è spesso molto vago: non dice “non lo faccio” ma usa frasi come “stiamo valutando internamente”.

I nostri consigli:

• Per gestire un partner Pauroso devi togliergli ogni scusa e, soprattutto, ogni responsabilità “pesante”. Evita di assegnargli attività come il coordinamento di Work Package e piuttosto includilo come partecipante in attività guidate da altri: meno responsabilità si sentirà addosso, più sarà collaborativo;
• In fase di scrittura cerca di alleggerirlo: sarà probabilmente più produttivo se gli chiedi di compilare un excel o un word semplificato piuttosto che metterlo di fronte a un’intera sezione del formulario;
• Dagli scadenze molto anticipate, giustificandole con necessità interne inderogabili. Il Pauroso ha bisogno di pressione esterna per agire, ma se capisce che la pressione viene da te, scappa, mentre se viene da “regolamenti superiori”, si adegua.

Il Ghoster (il partner fantasma)

Sembrava il match perfetto. Durante la prima call era entusiasta, ha promesso contributi rivoluzionari alla proposta e ha persino inviato il Partner Profile in tempi record, per poi svanire nel nulla nel momento del bisogno. Il Ghoster è un maestro della sparizione, e può trasformare il tuo progetto in un vero e proprio thriller psicologico. Soffre di un entusiasmo superficiale e di una incapacità a gestire il carico di lavoro reale. Può essere un’organizzazione che partecipa a 10 consorzi contemporaneamente per un bando sperando che qualcuno passi, senza riuscire a seguirli tutti.

Al primo appuntamento: sono scintille. Grandi visioni e promesse. Ti assicura che è pronto a partire e che il budget non è un problema.

Perché potresti innamorarti: Ti dà l’illusione della semplicità. È il partner che non solleva obiezioni, che accetta ogni tua proposta e che sembra avere una soluzione pronta per tutto. La sua velocità iniziale ti fa abbassare la guardia, convincendoti che scrivere il progetto sarà una passeggiata.

Red flags:

• All’inizio della scrittura di progetto è il partner più attivo ma, man mano che la scrittura diventa più tecnica, le sue risposte sono sempre più simili a monosillabi : “ok”, “procedi pure”.
• Tre giorni prima della presentazione del progetto, quando la piattaforma UE segnala errori nei suoi dati amministrativi e servono dettagli tecnici per il suo Work Package, le tabelle del personale e i dati amministrativi mancanti, cala il silenzio e non è raggiungibile;
• In fase di gestione, ha sempre una scusa creativa per giustificare i ritardi nelle sue attività;
• Nei rapporti interpersonali è quello che tiene la telecamera sempre spenta e il microfono mutato durante le call di progetto, rispondendo con messaggi vaghi in chat o dicendo di avere problemi di connessione se interpellato.

I nostri consigli:

• Non c’è altro rimedio, con il Ghoster serve la marcatura a uomo. Già a metà della fase di scrittura chiedigli un contributo che richieda sforzo. Se fallisce il test, considera di ridimensionare il suo ruolo nel progetto;
• Chiedigli un secondo contatto e, ove possibile, fatti dare i permessi di modifica nel portale UE per poter inserire direttamente i dati tu, se non ci fosse alternativa, previo assenso;
• Deadline ad hoc: la scadenza per la consegna deve essere ben prima della scadenza di invio del progetto, per lasciarti il tempo e il margine di manovra per affrontare una sua eventuale sparizione;
• Mantieni un "piano B" nel cassetto: un partner di riserva pronto a subentrare o una versione del progetto in cui la loro assenza non sia problematica. E ricorda: se un partner è troppo silenzioso durante la fase creativa, è probabile che terrà un atteggiamento simile anche durante la gestione del progetto.

Il “Bad Boy/Girl” (il partner ribelle)

È arrogante, non ama “seguire le regole”, odia i template e la burocrazia europea. Di solito manifesta tre tratti distintivi: arroganza istituzionale, opacità finanziaria e anarchia nelle scadenze. È quel partner che ha grandi competenze tecniche o una reputazione prestigiosa, ma che ignora sistematicamente le regole del gioco condivise. Gestirlo è una fatica continua, con rischi reputazionali concreti per l’intero progetto.

Al primo appuntamento: arriva in ritardo (o si collega da un coworking non si sa dove), snobbando il template di presentazione e senza aver letto neanche la sintesi di progetto.

Perché potresti innamorarti: emana un’aura di modernità e sfrontatezza irresistibile tipica di chi sa di avere “l’idea del secolo”. Inserirlo nel consorzio dà un tono d’avanguardia alla proposta. Con lui tra i partner, il progetto è “out of the box” e sembra in grado di scalare le classifiche dell’impatto sociale ed economico.

Red Flags:

• In fase di scrittura invia i contributi all’ultimo secondo (o in ritardo), compilando il budget a spanne con cifre tonde e ingiustificate;
• Non risponde alle e-mail del coordinatore, per poi lamentarsi se il suo ruolo nel progetto viene ridimensionato;
• In fase di gestione, considera i deliverable come “suggerimenti creativi” e consegna report di scarsa qualità, costringendo il coordinatore a un lavoro extra di editing per rispondere ai requisiti qualitativi della Commissione europea;
• Può essere una mina vagante per la rendicontazione, inserendo costi borderline (viaggi non autorizzati, attrezzature dubbie) che rischiano di innescare audit per tutto il consorzio.

I nostri consigli:

• Il Bad Boy/Girl può avere un appeal positivo per il progetto, ma va controllato come un adolescente ribelle. Il Consortium Agreement deve includere clausole con le chiare conseguenze per inadempienze amministrative e gestionali croniche;
• Prediligi sempre la comunicazione scritta e tracciata, evitando accordi verbali, per poter documentare ogni decisione in caso di controversie;
• Assegnagli task indipendenti, evitando di metterlo come leader di un Work Package da cui dipendono tutti gli altri partner, per evitare un “effetto domino” di problemi e ritardi;
• Goditi la sua carica dirompente, ma preparati alle sue reazioni quando gli dirai che deve conservare gli scontrini dei voli low-cost… per i prossimi cinque anni.

Il Migliore Amico (il partner della comfort-zone)

Ha il tuo numero di cellulare tra i preferiti, sa quali sono i tuoi punti di forza, i tuoi difetti e, sì, anche i tuoi “scheletri nell’armadio”. È la tua rete di salvataggio che non ti abbandona mai e sa darti consigli senza filtri. C’è fiducia, c’è storia, c’è un’intesa immediata. Sembra la scelta più sicura del mondo, ma proprio la confidenza rischia di diventare il suo punto debole.

Il Primo Appuntamento: non c’è un primo appuntamento, è una convivenza consolidata. Vi capite con un’occhiata (o un emoji).

Perché potresti innamorarti: è affidabile, sai fin dal primo giorno che ruolo dargli nel progetto e non ti farà mai passare una notte insonne davanti al formulario. I vostri uffici amministrativi si scambiano documenti senza nemmeno passare da voi, rendendo tutto più semplice. La sua presenza nel progetto è un segnale di continuità e fiducia reciproca.

Red Flags:

Dato che vi conoscete da una vita, tendete a ignorare i canali formali e i processi strutturati, passando per telefonate informali e messaggi su WhatsApp invece che passare per le e-mail ufficiali;

In fase di scrittura, può prendere i commenti al progetto come critiche personali, considerando la divergenza come una mancanza di stima;

Nelle riunioni di consorzio, voi due tendete a parlare tra di voi, usando citazioni interne o riferimenti a progetti passati. Questo crea un clima di esclusione che irrita gli altri partner e danneggia la coesione del gruppo;

È convinto che, essendo amici, sarai più tollerante se consegna un deliverable con tre giorni di ritardo o se invia i dati incompleti, chiedendoti deroghe e favori che non chiederebbe mai a un altro partner.

I nostri consigli:

• Per evitare la mancanza di freschezza nel progetto, mantieni una buona proporzione nel Consorzio tra partner “consolidati” e nuovi partner: inserisci sempre almeno uno o più “terzi incomodi”, partner completamente nuovi o geograficamente distanti in grado di portare elementi di innovazione;
• Per evitare l’immagine del "gruppo chiuso", alternati con il Migliore Amico nel ruolo di coordinatore. Se quest’anno hai guidato tu, l’anno prossimo lascia che sia lui a guidare la proposta;
• Non limitatevi a frequentare gli stessi network, ma dividetevi gli eventi per raccogliere contatti nuovi e scambiarli;
• Non accettate il contributo dell’altro “per simpatia” o cieca fiducia, ma sottoponi i testi a una peer-review interna rigorosa, come se foste estranei.

L’Ex Pesante (il partner del ritorno forzato)

Chiudiamo il cerchio con il partner più temuto. È quel partner con cui hai già condiviso un progetto in passato, ma l’esperienza si è conclusa tra recriminazioni, budget sforati o, peggio, un audit della Commissione europea non finito bene. Per qualche motivo, ti ritrovi a doverlo inserire di nuovo in un consorzio. È come riprovarci con una vecchia fiamma, sapendo già che ha il vizio di non lavare i piatti.

Il Primo Appuntamento: l’aria è elettrica, ma non in modo positivo. Ti accoglie con una cortesia gelida come se non fosse successo nulla, mentre cammini sulle uova per trovare il modo per “ripartire con il piede giusto”.

Perché potresti innamorarti (di nuovo): nonostante tutto quello che è successo, ti dà una certa sicurezza. E poi, cercare nuovi partner richiede tempo, mentre lui è lì, con tutte le competenze giuste per rispondere al bando.

Red Flags:

• Invece di concentrarsi sul nuovo progetto, ogni riunione diventa l’occasione per rivangare i problemi di anni prima, usando i vecchi attriti come scusa;
• Si rifiuta di adottare nuovi strumenti di gestione o nuove metodologie proposte dal coordinatore, perché è rimasto ancorato ai processi del precedente progetto insieme;
• Memore di vecchie discussioni sulla rendicontazione, mette in dubbio ogni singola virgola del budget. Contesta la distribuzione delle risorse non in base alle attività, ma come una presunta "compensazione" per i torti subiti;
• Esegue i compiti, ma con un atteggiamento di sufficienza. Non partecipa attivamente e lancia frecciatine durante le call plenarie, minando l’autorità del coordinatore davanti ai nuovi partner.

I nostri consigli:

• Per evitare che la nuova collaborazione si trasformi nel sequel di una brutta telenovela, prima di riavviare la collaborazione è importante fare una call di “pulizia e reset”, per riconoscere quello che non ha funzionato e superare i vecchi rancori;
• Usa le lezioni apprese per spazzare via ogni ambiguità che ha portato problemi nella collaborazione precedente, definendo in modo chiaro e puntuale flussi di lavoro, responsabilità e scadenze: meno spazio lasci all’interpretazione, meno spazio lasci alla polemica;
• Se il rapporto è teso, assegna le attività dell’Ex a un Work Package leader diverso da te. Un "terzo incomodo" neutrale può gestire la relazione operativa senza che diventi un possibile terreno di scontro emotivo, con il rischio di riaprire vecchie ferite;
• Mantieni una tracciabilità dettagliata di ogni scambio, via e-mail, per creare una cronistoria oggettiva e assicurarsi che tutti abbiano accesso alle stesse informazioni.

Epilogo: partenariati, buone relazioni e vero amore

Arrivati alla fine, possiamo dire che come nei progetti europei, come nella vita privata, la relazione perfetta non esiste, ma esiste quella che funziona. Che vi siate lasciati incantare dal fascino ribelle del Bad Boy o che vi siate rifugiati nella sicurezza del Migliore Amico, il segreto di un consorzio di successo non risiede nell’assenza di difetti, ma nella capacità di gestirli.

Le buone relazioni, e ancor di più i buoni partenariati, non si fondano solo sulle somiglianze ma anche, e soprattutto sulle diversità e sulla complementarietà. Un partner visionario potrà bilanciare l’eccessiva prudenza del Pauroso, mentre il Bello e Impossibile potrà permettere di aprire nuove porte.

Quindi quest’anno, per San Valentino, invece dei soliti cioccolatini regalate ai vostri partner chiarezza, fiducia e spirito di adattamento. Incrociamo le dita e scommettiamo su un futuro pieno di progetti a lungo termine.