Haushaltsordnung<\/a> sind.<\/p>\na. Subventionen:<\/strong> Kofinanzierung, die einer Organisation zur Durchf\u00fchrung eines Projekts (oder einer Aktivit\u00e4t) gew\u00e4hrt wird, das mit den Zielen der EU-Institutionen \u00fcbereinstimmt. Sie sind die vorherrschende Form der Finanzierung f\u00fcr gemeinn\u00fctzige Organisationen, diejenige, auf die normalerweise Bezug genommen wird, wenn von ‚europ\u00e4ischen Projekten‘ die Rede ist, und diejenige, die in unserem Europlanning Guide am ausf\u00fchrlichsten behandelt wird. Sie lassen sich wiederum in zwei Hauptkategorien einteilen: Zusch\u00fcsse f\u00fcr Ma\u00dfnahmen oder Projekte (die bekannteste und am weitesten verbreitete Kategorie) und Betriebskostenzusch\u00fcsse (zur Finanzierung der Arbeit bestimmter Einrichtungen, deren T\u00e4tigkeit in den Rahmen einer EU-Politik f\u00e4llt).<\/p>\nb. Beschaffung:<\/strong> Zahlungen f\u00fcr die Bereitstellung von Waren, Arbeiten oder Dienstleistungen, die speziell f\u00fcr den Bedarf der EU-Institutionen erforderlich sind. Sie sind in der Regel f\u00fcr private Organisationen bestimmt, die sich auf die Bereitstellung einer bestimmten Art von Produkt, Arbeit oder Dienstleistung spezialisiert haben.<\/p>\nc. Preise:<\/strong> Zahlungen zur Anerkennung der Gewinner von Wettbewerben (verdiente Personen oder Organisationen).<\/p>\nd. Darlehen:<\/strong> Finanzierungen, die gegen eine R\u00fcckzahlungsverpflichtung gew\u00e4hrt werden, normalerweise mit einem bestimmten Zinssatz. Sie werden normalerweise von Finanzinstituten oder Finanzintermedi\u00e4ren verwaltet. Sowohl Darlehen als auch Garantien (siehe n\u00e4chster Punkt) werden von den EU-Institutionen vor allem dann als Interventionsform gew\u00e4hlt, wenn die Marktbedingungen, die einer normalen Kreditvergabe durch private Banken oder Kreditinstitute entgegenstehen, gemildert werden m\u00fcssen (z. B. sind die von den Banken festgelegten Zinss\u00e4tze f\u00fcr die Beg\u00fcnstigten nicht erschwinglich oder die finanzierten Interventionen bieten eine zu unsichere oder zu langfristige wirtschaftliche Rendite, als dass sie von einer privaten Einrichtung finanziert werden k\u00f6nnten).<\/p>\ne. Garantien:<\/strong> Mittel, die zur Erleichterung der Kreditvergabe durch Dritte (Finanzinstitute oder Finanzvermittler) verwendet werden. Der Gl\u00e4ubiger (d.h. der Darlehensgeber) kann bei Nichtr\u00fcckzahlung durch den Darlehensnehmer auf die gestellten Sicherheiten zur\u00fcckgreifen.<\/p>\nf. Beitr\u00e4ge:<\/strong> Betr\u00e4ge, die in der Regel auf nationaler oder regionaler Ebene ausgezahlt werden, um Aktivit\u00e4ten und Investitionen in Gebieten zu erleichtern, in denen die Wirtschaftsbeteiligten in physischer Hinsicht (z. B. ung\u00fcnstige geografische Bedingungen) oder in Bezug auf den Markt (z. B. wirtschaftlich nicht tragf\u00e4higes Einkommen) benachteiligt w\u00e4ren.<\/p>\nDie Erstattungsf\u00e4higkeit von Kosten und allgemeine Grunds\u00e4tze der Berichterstattung<\/h2>\n
Um in ein Projektbudget aufgenommen zu werden und insbesondere f\u00fcr eine Erstattung im Rahmen eines Zuschusses in Frage zu kommen, m\u00fcssen die Kosten f\u00f6rderf\u00e4hig sein, d.h. sie m\u00fcssen in eine der (im Programm oder in der Aufforderung zur Einreichung von Vorschl\u00e4gen ausdr\u00fccklich vorgesehenen) Kategorien fallen, f\u00fcr die eine EU-Kofinanzierung zul\u00e4ssig ist. Die Anspruchsberechtigung umfasst mehrere Dimensionen:<\/p>\n
\n- Die Art der Aktivit\u00e4t<\/strong> (z. B. Schulungsma\u00dfnahmen, Austausch bew\u00e4hrter Verfahren, Entwicklung eines Produkts oder einer Dienstleistung, Kommunikation usw. k\u00f6nnen als f\u00f6rderf\u00e4hig angesehen werden);<\/li>\n
- Die Art der Kosten<\/strong> (z. B. Reisekosten, Arbeitskosten von Mitarbeitern oder externen Dienstleistern, Raum- und Platzmiete, Druck von Materialien, Kauf oder Miete von Materialien und Ausr\u00fcstung, indirekte Kosten usw.) kann als f\u00f6rderf\u00e4hig betrachtet werden;<\/li>\n
- Der geografische<\/strong> Bezugsrahmen (Programme oder Aufforderungen zur Einreichung von Vorschl\u00e4gen definieren die L\u00e4nder oder Gebiete, in denen die Projektaktivit\u00e4ten durchgef\u00fchrt werden k\u00f6nnen);<\/li>\n
- Der zeitliche Bezugsrahmen<\/strong> (die Kosten m\u00fcssen entstanden sein und sich zeitlich auf den Zeitraum der Durchf\u00fchrung des Projekts oder der F\u00f6rderf\u00e4higkeit der Ausgaben beziehen. Von wenigen Ausnahmen abgesehen, d\u00fcrfen sich die erstattungsf\u00e4higen Kosten nicht auf einen Zeitraum vor Beginn oder nach Abschluss des Projekts, auf bereits begonnene Projekte oder auf abgeschlossene Ma\u00dfnahmen beziehen, unabh\u00e4ngig davon, ob die entsprechenden Zahlungen bereits erfolgt sind oder nicht).<\/li>\n<\/ul>\n
Um die verschiedenen F\u00f6rderkriterien zu erf\u00fcllen, sollte die Finanzhilfevereinbarung (die vertragliche Grundlage f\u00fcr die Durchf\u00fchrung eines Projekts) (als Mindestelemente) eine Angabe des Datums und der Dauer des Projekts, eine Beschreibung der geplanten Aktivit\u00e4ten, den H\u00f6chstbetrag der Finanzierung, ein Budget f\u00fcr die Ma\u00dfnahme und die Form der Finanzhilfe enthalten.<\/p>\n
Neben der Einhaltung der F\u00f6rderf\u00e4higkeitsregeln m\u00fcssen die Kosten, f\u00fcr die eine Erstattung beantragt wird, mehrere allgemeine Grunds\u00e4tze erf\u00fcllen:<\/p>\n
\n- Relevanz<\/strong>. Die Kosten m\u00fcssen mit den Definitionen und Kostenpositionen, Mengen und Grenzwerten, Einheitswerten und Gesamtwerten \u00fcbereinstimmen, die ausdr\u00fccklich im genehmigten Projektbudget, in der Aufforderung zur Einreichung von Vorschl\u00e4gen und im Programm angegeben sind;<\/li>\n
- Die Notwendigkeit<\/strong>. Die angegebenen Kosten m\u00fcssen f\u00fcr die Durchf\u00fchrung der im Projekt vorgesehenen Ma\u00dfnahmen, wie sie im eingereichten und genehmigten Vorschlag (Ergebnisse, Aktivit\u00e4ten, Arbeitsplan) dargelegt sind, notwendig und nachvollziehbar sein;<\/li>\n
- Effektivit\u00e4t<\/strong>. Die angegebenen Kosten m\u00fcssen dem Beg\u00fcnstigten tats\u00e4chlich entstanden sein und sich eindeutig auf das Projekt beziehen;<\/li>\n
- \u00dcberpr\u00fcfbarkeit<\/strong>. Erstattete Kosten m\u00fcssen nachweisbar sein, d.h. es m\u00fcssen angemessene Unterlagen vorliegen, um ihre Auszahlung zu belegen (z.B. quittierte Rechnungen oder Belege mit demselben Wert); oder es muss eine dokumentarische Grundlage vorliegen, die ihre Erstattung genehmigt (z.B. Pauschalbetr\u00e4ge, feste S\u00e4tze oder St\u00fcckkosten, die in der Aufforderung und im genehmigten Projekt vorgesehen sind);<\/li>\n
- R\u00fcckverfolgbarkeit<\/strong>. Die ausgewiesenen Kosten m\u00fcssen durch ordnungsgem\u00e4\u00dfe und vollst\u00e4ndige Aufzeichnungen nachvollziehbar sein. Insbesondere m\u00fcssen sie in den Buchf\u00fchrungs-, Haushalts- und Finanzverwaltungsunterlagen des Empf\u00e4ngers gem\u00e4\u00df den Buchf\u00fchrungsgrunds\u00e4tzen und -regeln, die er nach den geltenden Rechtsvorschriften anwendet, erfasst werden;<\/li>\n
- Rechtm\u00e4\u00dfigkeit<\/strong>. Die ausgewiesenen Kosten m\u00fcssen mit den gesetzlichen Bestimmungen (nationale Haushalts-, Steuer- und Sozialversicherungsvorschriften) \u00fcbereinstimmen;<\/li>\n
- Angemessenheit<\/strong>. Die ausgewiesenen Kosten m\u00fcssen mit den Grunds\u00e4tzen der Sparsamkeit, Effizienz, Wirksamkeit und Wirtschaftlichkeit der Haushaltsf\u00fchrung in Einklang stehen. Von den Beg\u00fcnstigten wird erwartet, dass sie mit \"wirtschaftlicher Vernunft\" handeln, um unn\u00f6tige, \u00fcberfl\u00fcssige oder zu hohe Kosten zu vermeiden, und versuchen, diese auf dem niedrigsten Niveau zu halten, das mit den Projektaktivit\u00e4ten und den Ergebnissen in quantitativer und qualitativer Hinsicht vereinbar ist.<\/li>\n<\/ul>\n
Kofinanzierung (und verwandte Aspekte)<\/h2>\n
Von einigen Ausnahmen abgesehen, d\u00fcrfen die f\u00fcr die Durchf\u00fchrung eines Projekts erforderlichen Mittel nicht vollst\u00e4ndig aus dem EU-Zuschuss stammen, sondern m\u00fcssen aus einer Kofinanzierung stammen. Die f\u00fcr die Kofinanzierung erforderlichen Mittel k\u00f6nnen verschiedene Formen annehmen: Drittmittel, wirtschaftliche Ressourcen des Beg\u00fcnstigten, durch Projektma\u00dfnahmen erzielte Einnahmen oder Sachleistungen. Dabei m\u00fcssen einige zus\u00e4tzliche Einschr\u00e4nkungen ber\u00fccksichtigt werden:<\/p>\n
\n- Verbot der Kumulierung.<\/strong> Im Rahmen derselben Finanzierungslinie der Gemeinschaft kann nur ein Zuschuss f\u00fcr eine einzige Ma\u00dfnahme gew\u00e4hrt werden. Eine Aktion kann \u00fcber getrennte Haushaltslinien kofinanziert werden. Der Antragsteller muss Informationen \u00fcber Mehrfachantr\u00e4ge und Mehrfachfinanzhilfen f\u00fcr dieselbe Ma\u00dfnahme vorlegen;<\/li>\n
- Verbot der Doppelfinanzierung.<\/strong> Unter keinen Umst\u00e4nden d\u00fcrfen dieselben Kosten zweimal finanziert werden. Quellen und Betr\u00e4ge von EU-Mitteln, die im Zusammenhang mit derselben Aktion erhalten oder beantragt wurden, m\u00fcssen im Voraus angegeben werden. So k\u00f6nnen zum Beispiel die Kosten ein und desselben Mitarbeiters, auch wenn er an mehreren europ\u00e4ischen Projekten beteiligt ist, nicht in einer H\u00f6he erstattet werden, die seinen gesamten Zeitaufwand \u00fcbersteigt (was eine Doppelfinanzierung bedeuten w\u00fcrde);<\/li>\n
- Verbot von Gewinn.<\/strong> W\u00e4hrend eine Kofinanzierung durch Projekteinnahmen m\u00f6glich ist, haben Zusch\u00fcsse nicht den Zweck oder die Wirkung, einen Gewinn f\u00fcr den Beg\u00fcnstigten zu erwirtschaften. Der Gewinn ist definiert als der \u00dcberschuss der Einnahmen \u00fcber die Ausgaben, der ausgewogen berechnet wird und sich strikt an dem orientiert, was durch die Projektaktivit\u00e4ten erreicht und erzeugt wurde. Ausnahmen von dieser Regel sind jedoch m\u00f6glich (z.B. Einnahmen, die die Kontinuit\u00e4t der Aktivit\u00e4ten nach dem Finanzierungszeitraum gew\u00e4hrleisten).<\/li>\n<\/ul>\n
Rechtfertigung der Ausgaben<\/h2>\n
Der Nachweis der im Rahmen eines Projekts tats\u00e4chlich angefallenen Ausgaben, der f\u00fcr die Berichterstattung und die Beantragung von Erstattungen erforderlich ist, erfordert im Allgemeinen Unterlagen, die die folgenden Aspekte belegen:<\/p>\n
\n- Der Ursprung der<\/strong> Leistung oder Lieferung, d.h. das Dokument, auf dessen Grundlage eine bestimmte Ware oder Dienstleistung erbracht wurde. Die Referenzdokumente sind Vertr\u00e4ge (Werk- oder Dienstleistungsvertr\u00e4ge), Abtretungserkl\u00e4rungen, Bestellungen usw;<\/li>\n
- Die Beschreibung der<\/strong> Dienstleistung oder Lieferung, die (neben den oben genannten Dokumenten in allgemeiner Form) in anderen, pr\u00e4ziseren und spezifischeren Dokumenten zu finden ist: Rechnungen, Quittungen, Gutscheine, T\u00e4tigkeitsberichte und Stundenzettel - Dokumente, die die Quantit\u00e4t und Qualit\u00e4t der nicht nur vereinbarten, sondern auch tats\u00e4chlich erbrachten Waren und Dienstleistungen sowie deren tats\u00e4chliche Relevanz f\u00fcr das Projekt belegen;<\/li>\n
- Die tats\u00e4chliche Bezahlung<\/strong> der Dienstleistung oder Lieferung, die in der Regel durch Kopien von \u00dcberweisungen, Kontoausz\u00fcgen und Quittungen nachgewiesen wird;<\/li>\n
- Der Zusammenhang der<\/strong> Dienstleistung oder Lieferung mit dem Projekt und den spezifischen Posten, die im Budget vorgesehen sind und gem\u00e4\u00df den Ausschreibungsregeln als f\u00f6rderf\u00e4hig gelten. Um dies zu beweisen, ist es notwendig, diese Dokumente zu ordnen und einen \u00fcbersichtlichen Bericht zu erstellen, der es erm\u00f6glicht, ihren Zusammenhang mit den Projektaktivit\u00e4ten und dem Budget zu rekonstruieren.<\/li>\n<\/ul>\n
All diese Dokumente dienen dazu, die Einhaltung der bereits oben beschriebenen F\u00f6rderkriterien und Berichterstattungsgrunds\u00e4tze zu belegen (F\u00f6rderf\u00e4higkeit nach Art der Aktivit\u00e4t, Art der Kosten, geografischem Umfang und Zeitrahmen; Grunds\u00e4tze der Relevanz, Notwendigkeit, Wirksamkeit, \u00dcberpr\u00fcfbarkeit, R\u00fcckverfolgbarkeit, Rechtm\u00e4\u00dfigkeit und Angemessenheit).<\/p>\n
Diese Dokumente bilden die Grundlage f\u00fcr die Berichterstattung, die im Wesentlichen aus ihrer Sammlung, Archivierung, Organisation, \u00dcberpr\u00fcfung und Synthese besteht. Damit die Berichterstattung effektiv ist, ist sie notwendig:<\/p>\n
\n- Im Vorfeld<\/strong>, dass das Budget (Kostenlinien) und die Projektaktivit\u00e4ten (Arbeitsplan) realistisch, wahrheitsgetreu und \u00fcberpr\u00fcfbar durch diese Dokumente erstellt worden sind;<\/li>\n
- Dabei<\/strong> ist es wichtig, dass es ein System, einen Prozess und personelle Ressourcen gibt, die sich mit der Sammlung und ordnungsgem\u00e4\u00dfen Archivierung dieser Dokumente befassen;<\/li>\n
- Im nachgelagerten Bereich<\/strong> m\u00fcssen die Informationen effizient zusammengefasst und Berichte erstellt werden, und zwar auf der Grundlage der in der Aufforderung und im Programm festgelegten Verfahren.<\/li>\n<\/ul>\n
Die Berichterstattung ist nat\u00fcrlich einfacher, wenn die geltenden Verfahren St\u00fcckkosten, Pauschals\u00e4tze oder Pauschalbetr\u00e4ge vorsehen, aber in allen F\u00e4llen ist es notwendig, das Vorhandensein bestimmter Parameter zu begr\u00fcnden, um einen Antrag zu begleiten (z.B. Einheit, auf die St\u00fcckkosten anzuwenden sind, Basis, auf der Pauschals\u00e4tze zu berechnen sind, Output oder andere Parameter f\u00fcr die Zahlung von Pauschalbetr\u00e4gen).<\/p>\n
Im Folgenden geben wir einen \u00dcberblick dar\u00fcber, wie einige der h\u00e4ufigsten Kostenpositionen in einer Berichtsaktivit\u00e4t behandelt werden k\u00f6nnen.<\/p>\n
Selbstverst\u00e4ndlich m\u00fcssen dieselben Ausgabenposten gleicherma\u00dfen von der federf\u00fchrenden Organisation und den Projektpartnern gemeldet werden. Dies erfordert, dass die federf\u00fchrende Organisation allen Partnern klare Leitlinien, Instrumente, Vorlagen und Unterst\u00fctzung zur Verf\u00fcgung stellt. Der Projektleiter ist n\u00e4mlich f\u00fcr die Erfassung, Synthese und Konsistenz der Berichterstattung des gesamten Projekts verantwortlich und es liegt in seinem Interesse, dass die Aktivit\u00e4t auf allen Ebenen und von allen Projektpartnern effektiv und konsistent durchgef\u00fchrt wird.<\/p>\n
Kostenarten: Personalkosten<\/h2>\n
Die Personalkosten k\u00f6nnen eine wichtige Komponente der Gesamtkosten f\u00fcr die Durchf\u00fchrung eines europ\u00e4ischen Projekts sein, bei dessen Aktivit\u00e4ten in vielen F\u00e4llen Menschen oder die Arbeit von Menschen zur Erreichung eines gemeinsamen Ziels im Vordergrund stehen.<\/p>\n
F\u00fcr die Meldung der Personalkosten auf der Grundlage der tats\u00e4chlichen Kosten werden in der Regel folgende Unterlagen angefordert: der Arbeitsvertrag, Gehaltsabrechnungen, F24 f\u00fcr die Zahlung von Steuern und damit verbundenen Beitr\u00e4gen, ein interner Arbeitsauftrag, der die Dauer und die Anzahl der Stunden angibt, die die betreffende Person f\u00fcr das Projekt aufwenden soll, ein Stundenzettel (mit Aktivit\u00e4ten, aufgewendeter Zeit, Unterschriften der betreffenden Person und des Verantwortlichen), der Lebenslauf der betreffenden Person (zum Nachweis der Jahre der Erfahrung und der spezifischen Erfahrung der Person).<\/p>\n
\u00c4hnliches gilt f\u00fcr externes oder mehrwertsteuerlich registriertes Personal und Mitarbeiter, mit dem m\u00f6glichen zus\u00e4tzlichen Vorteil (in Bezug auf Einfachheit und Geradlinigkeit der Berichterstattung), einen Vertrag und eine Ad-hoc-Zahlung f\u00fcr projektbezogene Aktivit\u00e4ten vorlegen zu k\u00f6nnen.<\/p>\n
Nat\u00fcrlich ist diese Liste nur ein Anhaltspunkt: F\u00fcr einige Aufforderungen und Programme k\u00f6nnen andere oder weniger Unterlagen als angegeben erforderlich sein, insbesondere in F\u00e4llen, in denen die Erstattung von Personalkosten auf der Grundlage von St\u00fcckkosten (vordefinierter Betrag pro Tag und Art des Stellenprofils) oder auf der Grundlage eines Pauschalsatzes (Anwendung eines vorher festgelegten Prozentsatzes auf andere Arten von f\u00f6rderf\u00e4higen Kosten) erfolgt.<\/p>\n
Die Meldung von Personalausgaben erfordert einige besondere Vorkehrungen. Zum Beispiel:<\/p>\n