r\u00e8glement financier<\/a>.<\/p>\na. Subventions :<\/strong> Cofinancement accord\u00e9 \u00e0 une organisation pour la r\u00e9alisation d’un projet (ou d’une activit\u00e9) conforme aux objectifs des institutions de l’UE. Il s’agit de la principale forme de financement des organisations \u00e0 but non lucratif, celle \u00e0 laquelle on fait g\u00e9n\u00e9ralement r\u00e9f\u00e9rence lorsqu’on parle de \"projets europ\u00e9ens\" et celle qui est la plus largement abord\u00e9e dans notre guide Europlanning. Elles se r\u00e9partissent \u00e0 leur tour en deux grandes cat\u00e9gories : les subventions pour des actions ou des projets (la cat\u00e9gorie la plus connue et la plus r\u00e9pandue) et les subventions de fonctionnement (destin\u00e9es \u00e0 financer le travail d’organismes sp\u00e9cifiques dont l’action s’inscrit dans le cadre d’une politique de l’UE).<\/p>\nb. Approvisionnement :<\/strong> les paiements pour la fourniture de biens, de travaux ou de services sp\u00e9cifiquement requis pour r\u00e9pondre aux besoins particuliers des institutions de l’UE. Ils sont normalement destin\u00e9s \u00e0 des organisations priv\u00e9es sp\u00e9cialis\u00e9es dans la fourniture d’un certain type de produit, de travail ou de service.<\/p>\nc. Prix :<\/strong> les paiements effectu\u00e9s en reconnaissance des laur\u00e9ats du concours (personnes ou organisations m\u00e9ritantes).<\/p>\nd. Pr\u00eats :<\/strong> financement accord\u00e9 contre l’engagement de le rembourser, normalement avec un certain int\u00e9r\u00eat. Ils sont normalement g\u00e9r\u00e9s par des institutions financi\u00e8res ou des interm\u00e9diaires financiers. Les pr\u00eats et les garanties (voir le point suivant) sont choisis comme forme d’intervention par les institutions de l’UE, en particulier lorsqu’il est n\u00e9cessaire d’att\u00e9nuer les conditions du march\u00e9 qui emp\u00eachent les banques priv\u00e9es ou les \u00e9tablissements de cr\u00e9dit de pr\u00eater normalement (par exemple, les taux adopt\u00e9s par les banques ne sont pas abordables pour les b\u00e9n\u00e9ficiaires ou les interventions financ\u00e9es ont un rendement \u00e9conomique trop incertain ou \u00e0 trop long terme pour \u00eatre financ\u00e9es par une entit\u00e9 priv\u00e9e).<\/p>\ne. Garanties :<\/strong> les fonds utilis\u00e9s pour faciliter les pr\u00eats par des tiers (institutions financi\u00e8res ou interm\u00e9diaires financiers). Le cr\u00e9ancier (c’est-\u00e0-dire le pr\u00eateur d’un pr\u00eat) peut avoir recours \u00e0 la garantie fournie en cas de non-remboursement par l’emprunteur.<\/p>\nf. Contributions :<\/strong> sommes d\u00e9bours\u00e9es, g\u00e9n\u00e9ralement au niveau national ou r\u00e9gional, pour faciliter les activit\u00e9s et les investissements dans des zones o\u00f9 les op\u00e9rateurs \u00e9conomiques seraient d\u00e9savantag\u00e9s en termes physiques (par exemple, conditions g\u00e9ographiques d\u00e9favorables) ou en termes de march\u00e9 (par exemple, revenus \u00e9conomiquement non viables).<\/p>\nL’\u00e9ligibilit\u00e9 des co\u00fbts et les principes g\u00e9n\u00e9raux d’\u00e9tablissement des rapports<\/h2>\n
Pour \u00eatre inclus dans le budget d’un projet et, en particulier, pour pouvoir \u00eatre rembours\u00e9s dans le cadre d’une subvention, les co\u00fbts doivent \u00eatre \u00e9ligibles, c’est-\u00e0-dire qu’ils doivent entrer dans l’une des cat\u00e9gories (sp\u00e9cifiquement pr\u00e9vues dans le programme ou l’appel) pour lesquelles le cofinancement de l’UE est autoris\u00e9. L’\u00e9ligibilit\u00e9 couvre plusieurs dimensions :<\/p>\n
\n- Le type d’activit\u00e9<\/strong> (par exemple, les activit\u00e9s de formation, l’\u00e9change de bonnes pratiques, le d\u00e9veloppement d’un produit ou d’un service, la communication, etc. peuvent \u00eatre consid\u00e9r\u00e9s comme \u00e9ligibles) ;<\/li>\n
- Le type de co\u00fbt<\/strong> (par exemple, les frais de d\u00e9placement, les co\u00fbts de main-d’\u0153uvre du personnel ou des prestataires externes, la location de salles et d’espaces, l’impression de mat\u00e9riel, l’achat ou la location de mat\u00e9riel et d’\u00e9quipement, les co\u00fbts indirects, etc ;<\/li>\n
- Le champ g\u00e9ographique<\/strong> de r\u00e9f\u00e9rence (les programmes ou les appels d\u00e9finissent les pays ou les territoires dans lesquels les activit\u00e9s du projet peuvent \u00eatre men\u00e9es) ;<\/li>\n
- Le cadre temporel de<\/strong> r\u00e9f\u00e9rence (les co\u00fbts doivent \u00eatre encourus et se r\u00e9f\u00e9rer temporellement \u00e0 la p\u00e9riode de mise en \u0153uvre du projet ou d’\u00e9ligibilit\u00e9 des d\u00e9penses. \u00c0 de rares exceptions pr\u00e8s, les co\u00fbts remboursables ne peuvent pas se rapporter \u00e0 une p\u00e9riode ant\u00e9rieure au d\u00e9marrage du projet ou post\u00e9rieure \u00e0 son ach\u00e8vement, \u00e0 des projets d\u00e9j\u00e0 entam\u00e9s ou \u00e0 des actions achev\u00e9es, que les paiements correspondants aient d\u00e9j\u00e0 \u00e9t\u00e9 effectu\u00e9s ou non).<\/li>\n<\/ul>\n
Afin de r\u00e9pondre aux diff\u00e9rents crit\u00e8res d’\u00e9ligibilit\u00e9, la convention de subvention (la base contractuelle pour la mise en \u0153uvre d’un projet) doit inclure (comme \u00e9l\u00e9ments minimaux) une indication de la date et de la dur\u00e9e du projet, une description des activit\u00e9s pr\u00e9vues, le montant maximum du financement, un budget pour l’action et la forme de la subvention.<\/p>\n
Outre le respect des r\u00e8gles d’\u00e9ligibilit\u00e9, les co\u00fbts faisant l’objet d’une demande de remboursement doivent respecter plusieurs principes g\u00e9n\u00e9raux :<\/p>\n
\n- Pertinence<\/strong>. Les co\u00fbts doivent \u00eatre coh\u00e9rents avec les d\u00e9finitions et les \u00e9l\u00e9ments de co\u00fbt, les quantit\u00e9s et les limites, les valeurs unitaires et les valeurs totales explicitement indiqu\u00e9es dans le budget approuv\u00e9 du projet, l’appel \u00e0 propositions et le programme ;<\/li>\n
- N\u00e9cessit\u00e9<\/strong>. Les co\u00fbts d\u00e9clar\u00e9s doivent \u00eatre n\u00e9cessaires \u00e0 la mise en \u0153uvre des actions pr\u00e9vues par le projet, telles que d\u00e9finies dans la proposition soumise et approuv\u00e9e (r\u00e9sultats, activit\u00e9s, plan de travail), et doivent pouvoir y \u00eatre rattach\u00e9s ;<\/li>\n
- Efficacit\u00e9<\/strong>. Les co\u00fbts d\u00e9clar\u00e9s doivent \u00eatre r\u00e9ellement encourus par le b\u00e9n\u00e9ficiaire et clairement li\u00e9s au projet ;<\/li>\n
- La v\u00e9rifiabilit\u00e9<\/strong>. Les co\u00fbts rembours\u00e9s doivent \u00eatre d\u00e9montrables, c’est-\u00e0-dire qu’il doit y avoir une documentation ad\u00e9quate pour prouver leur d\u00e9caissement (par exemple, des factures acquitt\u00e9es ou des documents de m\u00eame valeur) ; ou il doit y avoir une base documentaire autorisant leur remboursement (par exemple, des montants forfaitaires, des taux fixes ou des co\u00fbts unitaires pr\u00e9vus dans l’appel et dans le projet approuv\u00e9) ;<\/li>\n
- Tra\u00e7abilit\u00e9<\/strong>. Les co\u00fbts d\u00e9clar\u00e9s doivent \u00eatre tra\u00e7ables gr\u00e2ce \u00e0 une comptabilit\u00e9 correcte et compl\u00e8te. Elles doivent notamment \u00eatre enregistr\u00e9es dans les documents comptables, budg\u00e9taires et de gestion financi\u00e8re du b\u00e9n\u00e9ficiaire, conform\u00e9ment aux principes et r\u00e8gles comptables qu’il applique en vertu de la l\u00e9gislation en vigueur ;<\/li>\n
- L\u00e9galit\u00e9<\/strong>. Les co\u00fbts d\u00e9clar\u00e9s doivent \u00eatre conformes aux exigences l\u00e9gales (r\u00e8gles budg\u00e9taires, fiscales et de s\u00e9curit\u00e9 sociale nationales) ;<\/li>\n
- Raisonnable<\/strong>. Les co\u00fbts d\u00e9clar\u00e9s doivent \u00eatre conformes aux principes d’\u00e9conomie, d’efficience, d’efficacit\u00e9 et de bonne gestion financi\u00e8re. Les b\u00e9n\u00e9ficiaires sont cens\u00e9s agir avec \"rationalit\u00e9 \u00e9conomique\" pour \u00e9viter les co\u00fbts inutiles, redondants ou excessivement \u00e9lev\u00e9s, en essayant de les maintenir au niveau le plus bas compatible avec les activit\u00e9s et les r\u00e9sultats du projet en termes quantitatifs et qualitatifs.<\/li>\n<\/ul>\n
Cofinancement (et aspects connexes)<\/h2>\n
\u00c0 quelques exceptions pr\u00e8s, les ressources n\u00e9cessaires \u00e0 la mise en \u0153uvre d’un projet ne doivent pas provenir enti\u00e8rement de la subvention de l’UE et doivent \u00eatre le r\u00e9sultat d’un cofinancement. Les ressources n\u00e9cessaires au cofinancement peuvent prendre diff\u00e9rentes formes : financement par des tiers, ressources \u00e9conomiques du b\u00e9n\u00e9ficiaire, revenus g\u00e9n\u00e9r\u00e9s par les actions du projet ou contributions en nature. Certaines contraintes suppl\u00e9mentaires doivent \u00eatre prises en compte :<\/p>\n
\n- Interdiction de cumul.<\/strong> Une seule subvention peut \u00eatre accord\u00e9e pour une m\u00eame action au titre de la m\u00eame ligne de financement communautaire. Une action peut \u00eatre financ\u00e9e conjointement sur des lignes budg\u00e9taires distinctes. Le demandeur doit fournir des informations sur les demandes et subventions multiples relatives \u00e0 la m\u00eame action ;<\/li>\n
- Interdiction du double financement.<\/strong> Les m\u00eames co\u00fbts ne peuvent en aucun cas \u00eatre financ\u00e9s deux fois. Les sources et les montants des financements de l’UE re\u00e7us ou demand\u00e9s dans le cadre de la m\u00eame action doivent \u00eatre indiqu\u00e9s \u00e0 l’avance. Par exemple, les frais d’une seule et m\u00eame personne, m\u00eame si elle est employ\u00e9e sur plusieurs projets europ\u00e9ens, ne peuvent pas faire l’objet d’une demande de remboursement pour un montant sup\u00e9rieur \u00e0 son temps total d’engagement (ce qui impliquerait un double financement) ;<\/li>\n
- Interdiction de profit.<\/strong> Si le cofinancement par les recettes du projet est possible, les subventions n’ont pas pour objet ou pour effet de produire un profit pour le b\u00e9n\u00e9ficiaire. Le b\u00e9n\u00e9fice est d\u00e9fini comme l’exc\u00e9dent des recettes sur les d\u00e9penses, calcul\u00e9 en \u00e9quilibre et strictement sur ce qui a \u00e9t\u00e9 r\u00e9alis\u00e9 et g\u00e9n\u00e9r\u00e9 par les activit\u00e9s du projet. Toutefois, des exceptions \u00e0 cette r\u00e8gle sont possibles (par exemple, les revenus destin\u00e9s \u00e0 assurer la continuit\u00e9 des activit\u00e9s apr\u00e8s la p\u00e9riode de financement).<\/li>\n<\/ul>\n
Justification des d\u00e9penses<\/h2>\n
La justification des d\u00e9penses r\u00e9elles encourues dans le cadre d’un projet, qui est n\u00e9cessaire pour \u00e9tablir un rapport et demander un remboursement, n\u00e9cessite, en g\u00e9n\u00e9ral, des documents prouvant les aspects suivants :<\/p>\n
\n- L’origine de la<\/strong> prestation ou de la fourniture, c’est-\u00e0-dire le document sur la base duquel un bien ou un service particulier a \u00e9t\u00e9 fourni. Les documents de r\u00e9f\u00e9rence sont les contrats (contrats de travail ou de service), les lettres de mission, les bons de commande, etc ;<\/li>\n
- La description du<\/strong> service ou de la fourniture, qui peut \u00eatre trouv\u00e9e (en plus des documents mentionn\u00e9s ci-dessus en termes g\u00e9n\u00e9raux) dans d’autres documents plus pr\u00e9cis et sp\u00e9cifiques : factures, re\u00e7us, coupons, rapports d’activit\u00e9 et feuilles de temps - documents prouvant la quantit\u00e9 et la qualit\u00e9 des biens et services non seulement convenus, mais \u00e9galement effectivement fournis - et leur pertinence r\u00e9elle pour le projet ;<\/li>\n
- Le paiement<\/strong> effectif du service ou de la fourniture, qui est g\u00e9n\u00e9ralement attest\u00e9 par des copies de virements, des relev\u00e9s bancaires et des re\u00e7us ;<\/li>\n
- La relation du<\/strong> service ou de la fourniture avec le projet et les \u00e9l\u00e9ments sp\u00e9cifiques budg\u00e9tis\u00e9s et consid\u00e9r\u00e9s comme \u00e9ligibles selon les r\u00e8gles de l’appel d’offres. Pour le prouver, il est n\u00e9cessaire d’organiser ces documents et de r\u00e9diger un rapport concis qui permette de reconstituer leur relation avec les activit\u00e9s et le budget du projet.<\/li>\n<\/ul>\n
Tous ces documents servent \u00e0 prouver le respect des crit\u00e8res d’\u00e9ligibilit\u00e9 et des principes d’\u00e9tablissement des rapports d\u00e9j\u00e0 d\u00e9crits ci-dessus (\u00e9ligibilit\u00e9 par type d’activit\u00e9, type de co\u00fbt, port\u00e9e g\u00e9ographique et calendrier ; principes de pertinence, de n\u00e9cessit\u00e9, d’efficacit\u00e9, de v\u00e9rifiabilit\u00e9, de tra\u00e7abilit\u00e9, de l\u00e9galit\u00e9 et de vraisemblance).<\/p>\n
Ces documents constituent la base du processus d’\u00e9laboration du rapport, qui consiste principalement \u00e0 les collecter, les archiver, les organiser, les v\u00e9rifier et les synth\u00e9tiser. Pour que les rapports soient efficaces, ils sont n\u00e9cessaires :<\/p>\n
\n- En amont<\/strong>, que le budget (lignes de co\u00fbts) et les activit\u00e9s du projet (plan de travail) ont \u00e9t\u00e9 \u00e9tablis de mani\u00e8re r\u00e9aliste, sinc\u00e8re et v\u00e9rifiable \u00e0 travers ces documents ;<\/li>\n
- Dans le processus<\/strong>, qu’il existe un syst\u00e8me, un processus et des ressources humaines d\u00e9di\u00e9s \u00e0 la collecte et \u00e0 l’archivage ad\u00e9quat de ces documents ;<\/li>\n
- En aval<\/strong>, qu’il y ait un travail effectif de synth\u00e8se des informations et de pr\u00e9paration des rapports, sur la base des proc\u00e9dures pr\u00e9vues dans l’appel et le programme.<\/li>\n<\/ul>\n
Il est \u00e9videmment plus facile de faire rapport si les proc\u00e9dures applicables pr\u00e9voient des co\u00fbts unitaires, des taux forfaitaires ou des montants forfaitaires, mais dans tous les cas, il est n\u00e9cessaire de justifier l’existence de certains param\u00e8tres pour accompagner une demande (par exemple, l’unit\u00e9 \u00e0 laquelle les co\u00fbts unitaires doivent \u00eatre appliqu\u00e9s, la base sur laquelle les taux forfaitaires doivent \u00eatre calcul\u00e9s, le rendement ou d’autres param\u00e8tres pour le paiement des montants forfaitaires).<\/p>\n
Vous trouverez ci-dessous un aper\u00e7u de la mani\u00e8re dont certains des \u00e9l\u00e9ments de co\u00fbt les plus fr\u00e9quents peuvent \u00eatre trait\u00e9s dans le cadre d’une activit\u00e9 de d\u00e9claration.<\/p>\n
Il est \u00e9vident que les m\u00eames postes de d\u00e9penses doivent \u00eatre d\u00e9clar\u00e9s de la m\u00eame mani\u00e8re par l’organisation chef de file et par les partenaires du projet. Pour ce faire, l’organisation chef de file doit fournir \u00e0 tous les partenaires des orientations, des outils, des mod\u00e8les et un soutien clairs. En fait, le chef de projet est responsable de la collecte, de la synth\u00e8se et de la coh\u00e9rence des rapports de l’ensemble du projet, et il est dans son int\u00e9r\u00eat que l’activit\u00e9 soit men\u00e9e de mani\u00e8re efficace et coh\u00e9rente \u00e0 tous les niveaux et par tous les partenaires du projet.<\/p>\n
Types de co\u00fbts : co\u00fbts de personnel<\/h2>\n
Les frais de personnel peuvent constituer un \u00e9l\u00e9ment important du co\u00fbt total de la mise en \u0153uvre d’un projet europ\u00e9en, dont les activit\u00e9s sont souvent ax\u00e9es sur les personnes ou sur le travail des personnes pour atteindre un objectif commun.<\/p>\n
Pour la d\u00e9claration des co\u00fbts de personnel sur la base des co\u00fbts r\u00e9els, les \u00e9l\u00e9ments suivants sont g\u00e9n\u00e9ralement demand\u00e9s \u00e0 l’appui : le contrat de travail, les fiches de paie, les formulaires F24 pour le paiement des imp\u00f4ts et des cotisations, un ordre de mission interne indiquant la dur\u00e9e et le nombre d’heures que la personne doit consacrer au projet, une feuille de temps (avec les activit\u00e9s, le temps pass\u00e9, les signatures de la personne concern\u00e9e et de la personne responsable), le CV de la personne concern\u00e9e (pour prouver les ann\u00e9es d’exp\u00e9rience et l’exp\u00e9rience sp\u00e9cifique de la personne).<\/p>\n
Des \u00e9l\u00e9ments similaires peuvent s’appliquer au personnel et aux collaborateurs externes ou assujettis \u00e0 la TVA, avec l’avantage suppl\u00e9mentaire \u00e9ventuel (en termes de simplicit\u00e9 et de clart\u00e9 des rapports) de pouvoir fournir un contrat et un paiement ad hoc pour les activit\u00e9s li\u00e9es au projet.<\/p>\n
Bien entendu, cette liste est indicative : certains appels et programmes peuvent exiger des documents diff\u00e9rents ou moins nombreux que ceux indiqu\u00e9s, notamment en cas de remboursement des frais de personnel sur la base d’un co\u00fbt unitaire (montant pr\u00e9d\u00e9fini par jour et par type de profil de poste) ou sur la base d’un taux fixe (application d’un pourcentage pr\u00e9d\u00e9termin\u00e9 sur d’autres types de co\u00fbts \u00e9ligibles).<\/p>\n
La d\u00e9claration des frais de personnel n\u00e9cessite des dispositions particuli\u00e8res. Par exemple :<\/p>\n