Abgelehntes Projekt? Wie Sie nach einer Ablehnung wieder anfangen können

Der Umgang mit Misserfolgen in europäischen Projekten: Praktische Tipps, wie Sie aus Ihren Fehlern lernen und erfolgreiche Projekte präsentieren können.

Der Wettbewerbsfaktor und das Management von Misserfolgen

Wir können es nicht leugnen: Europäische Projekte können in der Tat sehr wettbewerbsintensiv sein und ein nicht finanziertes Projekt ist ein ’normales‘ Ereignis, mit dem man lernen muss umzugehen.

Bei Programmen wie Horizon Europe, Creative Europe und Erasmus+ ist die Erfolgsquote oft sehr niedrig, in einigen Fällen sogar unter 10 Prozent. Mit anderen Worten, es ist wahrscheinlicher, dass Sie Misserfolge erleben als Siege: zwei Seiten derselben Medaille, die Rudyard Kipling in einem berühmten Gedicht riet, gleich zu behandeln. Heute geben wir Ihnen einige Ratschläge, wie Sie dies tun können, um sich nicht an den ersten Erfahrungen zu verbrennen und Misserfolge in einen Wachstumsfaktor zu verwandeln, für sich selbst und für Ihr Unternehmen.

Sie können den Prozentsatz der zugelassenen Projekte in den Jahresberichten (wie im Falle von Erasmus+) oder Zwischenbewertungen (wie im Falle von Horizon Europe) der europäischen Programme nachlesen.

Für diejenigen, die in der europäischen Projektentwicklung tätig sind, bedeutet ein solch hohes Maß an Wettbewerb in erster Linie, dass das Qualitätsniveau der eingereichten Projekte auf Exzellenz ausgerichtet sein muss, da der Unterschied zwischen einem finanzierten und einem nicht finanzierten Projekt oft nur wenige Punkte beträgt. Diese Dynamik wird noch deutlicher durch die zunehmende Anwendung von Tools der künstlichen Intelligenz bei der Projekterstellung, die die Anzahl und die durchschnittliche Qualität der eingereichten Projekte erhöht hat.

Feedback ist Gold wert: einige Tipps zur Analyse des Bewertungsberichts

Wenn das Projekt nicht genehmigt wird, ist es wichtig, dass es nicht bei der Enttäuschung bleibt. Bei europäischen Projekten wird jedem Projekt ein zusammenfassender Bewertungsbericht (ESR) beigefügt, in dem jedem Bewertungskriterium eine numerische Punktzahl und ein zusammenfassender Kommentar zugewiesen wird, in dem die Stärken, Schwächen und verbesserungswürdigen Bereiche des Projekts hervorgehoben werden.

Je nach Programm kann sich der ESR ändern oder etwas anders heißen, aber er bleibt eine etablierte Praxis. Die Bewertungskriterien variieren von Programm zu Programm, beziehen sich aber in der Regel auf Relevanz, Wirkung, Qualität und Kohärenz des Projektdesigns.

Der ESR stellt eine Synthese der Analyse dar, die von externen Bewertern durchgeführt wurde, die in dem von der Aufforderung angesprochenen Bereich qualifiziert sind: Wenn das Projekt nicht für eine Finanzierung akzeptiert wurde, ist der ESR die wertvollste Ressource, um zu verstehen, wo der Vorschlag im Hinblick auf eine künftige Wiederbewerbung verbessert werden muss.

Hier sind einige Tipps, wie Sie das Beste aus dieser Analyse machen können.

• Trennen Sie Emotionalität und Urteilsvermögen. Lernen Sie, es nicht ‚persönlich‘ zu nehmen: Wie wir bereits gesagt haben, ist die Konkurrenz sehr groß und die Mittel sind begrenzt. Manchmal wird ein sehr gutes Projekt abgelehnt, nur weil die Mittel nicht reichen. Selbst wenn das Projekt nicht gut abschneidet, ist es wichtig, mit kühlem Kopf zu verstehen, wo die Schwachstellen liegen: Oft ist das Problem nicht die Idee, sondern die formale Konsistenz oder die Beschreibung der langfristigen Auswirkungen.
• Die Regel für den zweiten/dritten Versuch. Der ESR ist die Grundlage für die Ausarbeitung der Strategie für den nächsten Versuch. Viele Projekte werden erst beim zweiten oder dritten Antrag genehmigt, nachdem dieses Feedback eingearbeitet wurde. Wir raten Ihnen, frühzeitig mit der Arbeit an einem neuen Antrag zu beginnen. Dabei sollten Sie bedenken, dass es in den meisten Fällen möglich ist, dank der Arbeitsprogramme im Voraus zu wissen, zu welchem Zeitpunkt im Jahr die neuen Aufforderungen veröffentlicht werden (für 2026 haben wir dies hier besprochen). Beachten Sie einige mögliche Vorbehalte, z.B. wenn Ihr Projekt auf eine "Reserveliste" von Projekten gesetzt wird, können Sie es nicht erneut einreichen, solange die Liste gültig bleibt. Außerdem sehen einige Programme (wie Horizon Europe) eine "Stillhaltefrist" vor (die in manchen Fällen 1 oder 2 Jahre beträgt), bevor ein abgelehntes Projekt erneut eingereicht werden kann.
• Vom ‚Code der Bewerter‘ zum kritischen Lesen. Die Sprache der Bewerter ist oft formell und kann ‚geschönt‘ erscheinen. Es ist wichtig, zwischen den Zeilen zu lesen, rituellen Komplimenten (z.B. "das Projekt ist gut geschrieben") das nötige Gewicht zu geben und sich vor allem auf die "aber", "jedoch" und "dennoch" zu konzentrieren. Manchmal mag der Kommentar insgesamt positiv erscheinen, aber die Punktzahl ist niedrig: Das passiert, wenn der Bewerter einen ‚fatalen Fehler‘ gefunden hat, der den Rest ungültig macht und den es unbedingt zu erkennen gilt.
• Strukturelle Defekte vs. wesentliche Mängel Zu den strukturellen Mängeln (Hauptmängeln) gehören beispielsweise die mangelnde Kompetenz des Konsortiums für die Durchführung des Projekts oder das Fehlen eines europäischen Mehrwerts. Dies sind Probleme, die es oft erforderlich machen, die Struktur des Projekts neu zu gestalten. Bei kleineren Mängeln handelt es sich hingegen meist um fehlende Details oder unklare Erklärungen. Wenn Ihre Punktzahl in der Nähe des Schwellenwerts liegt, wird die Korrektur dieser Punkte in der nächsten Ausschreibung Ihre Gewinnchancen erheblich erhöhen.
• Studieren Sie Gegenmaßnahmen. Eine nützliche Übung kann darin bestehen, eine Matrix zu erstellen, die für jeden Schwachpunkt die mögliche Gegenmaßnahme oder Korrektur enthält, die umgesetzt werden soll. Wenn die Kritik beispielsweise "unklare Zeitpläne" betrifft, kann es sinnvoll sein, der nächsten Bewerbung einen Zeitplan (Gantt-Diagramm) als Anhang beizufügen. Die Analyse muss für jeden einzelnen negativen Satz in der Bewertung durchgeführt werden, auch für solche, die "unfair" erscheinen mögen.

Die Lernkurve und die Lektionen, die wir aus dem europäischen Design gelernt haben

Die Teilnahme an einem europäischen Projekt ist eine transformative Reise, die weit über das Ausfüllen eines Formulars oder den Erhalt einer Finanzierung hinausgeht. Neben der generativen Wirkung der Evaluierung, die es den Organisationen, die das Projekt einreichen, ermöglicht, Verbesserungen für den nächsten Antrag vorzunehmen, kann die Projektentwicklung ein echter Kapazitätsaufbau sein, der Folgendes ermöglicht

• Verbesserung des Bewusstseins für die eigene Struktur: Die Vorbereitung eines Projekts für eine europäische Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen ist ein komplexer Prozess. Fachwissen und Koordination sind erforderlich, z.B. zwischen denjenigen, die sich um das Projekt kümmern, und denjenigen, die sich um die administrativen Aspekte kümmern. Die Planung ermöglicht es Ihnen, Ihr eigenes Niveau an Kapazität und Koordination zu testen und zu sehen, ob Sie wirklich bereit sind;
• Entwicklung einer internen Kultur des Vergleichs auf europäischer Ebene: Auf europäischer Ebene zu arbeiten bedeutet, aus der Selbstreferenzialität herauszukommen und beispielsweise zu akzeptieren, dass die eigene lokale Lösung nicht die einzig mögliche ist. Der Vergleich mit Partnern in anderen Ländern ermöglicht es, zu verstehen, inwieweit ein gemeinsames Problem (z.B. Jugendarbeitslosigkeit) mit radikal unterschiedlichen Instrumenten in anderen und weit entfernten Gebieten angegangen werden kann;
• Von europäischen Partnern lernen: Die Teilnahme an einer europäischen Partnerschaft(hier der letzte Artikel des Leitfadens zu diesem Thema) ermöglicht es Ihnen, zu beobachten, wie andere, erfahrenere Organisationen arbeiten, bewährte Praktiken und Wissen zu importieren und mit anderen Arten von Organisationen als Ihrer eigenen umzugehen. Selbst ein nicht finanziertes Projekt hinterlässt ein Netzwerk von Kontakten. Ein Partner, den Sie bei einem erfolglosen Antrag kennengelernt haben, kann im folgenden Jahr ein erfolgreiches Projekt leiten;
• Entwicklung europäischer Designsprachen und -werkzeuge: Es gibt eine spezifische Sprache des europäischen Designs, ein Glossar von Begriffen, die bei der Entwicklung eines Projekts erworben werden und die in der Organisationskultur der Organisation verbleiben, auch wenn das Projekt nicht finanziert wurde. Die Teilnahme an einem Projekt bietet auch die Möglichkeit, einen eigenen "Werkzeugkasten" zu erstellen und zu verfeinern, der für die Entwicklung neuer Projekte nützlich ist, auch im Rahmen anderer Ausschreibungen und Programme (Beispiele: Profil der Organisation und ihrer Mitarbeiter, ihre Stärken, durchgeführte Projekte, entwickelte Praktiken, Partnernetzwerke);
• Identifizierung von ausgereiften Projekten, die auf den europäischen Tisch gebracht werden sollen: Die europäische Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen kann als Test für Ideen dienen, die innerhalb der Organisation entwickelt wurden. So lässt sich feststellen, ob eine Idee, die auf lokaler Ebene brillant erschien, sich im Vergleich zum europäischen Stand der Technik als veraltet oder im Gegenteil als äußerst avantgardistisch erweist. Gleichzeitig ermöglicht es das Design, herauszufinden, was von einer lokalen Initiative replizierbar und potenziell in den Rest Europas exportierbar ist.

Zusammenfassung: Der Wert des ‚positiven Scheiterns‘

Wir haben gesehen, dass selbst wenn ein Projekt schlecht bewertet wird, die Organisation gestärkt daraus hervorgeht. Das Projekt sollte als langfristige Investition betrachtet werden: Die Organisation geht mit einer klareren Vorstellung von ihrer Rolle, einem breiteren Netzwerk und einer solideren Arbeitsmethodik hervor. Jeder negative zusammenfassende Bewertungsbericht ist paradoxerweise ein "kostenloser Leitfaden" der Experten, der bei der nächsten Ausschreibung zum Sieg führen kann.

Das Geheimnis ist, die geleistete Arbeit nicht zu vergeuden: Bleiben Sie in Kontakt mit der Partnerschaft, schätzen Sie die Kritik und verfolgen Sie weiterhin die Veröffentlichungstermine über die Arbeitsprogramme (und die Aktualisierungen in unserem Call Portal). Der einzige wirkliche ‚Misserfolg‘ bei europäischen Projekten ist, wenn man nach dem ersten Versuch aufhört, sich zu bewerben.