Lump sum: un modello sempre più diffuso nei bandi europei

Lump sum nei progetti europei: guida al modello basato sui risultati che semplifica la rendicontazione e riduce il peso burocratico

Lump sum: un modello semplificato e sempre più diffuso

La rendicontazione, cui dedichiamo un capitolo del Manuale, è uno degli aspetti più delicati e complessi nella gestione di un progetto europeo. Nel corso degli anni è emersa la necessità, all’interno dei finanziamenti europei, di una semplificazione delle pratiche di rendicontazione, che permettesse di ridurre il tempo dedicato agli aspetti amministrativi senza intaccare il principio di trasparenza e di efficienza dei costi rispetto ai risultati ottenuti.

Questa esigenza è stata affrontata a partire dalla programmazione 2014-2020: a fare da apripista è stato il programma Horizon 2020, dove a partire dagli ultimi tre anni è stato gradualmente introdotto il modello semplificato del lump sum (somme forfettarie), poi ripreso ed esteso anche nel ciclo successivo (Horizon Europe 2021-2027). Secondo uno studio della Commissione europea del 2024, l’80% dei beneficiari valuta positivamente il modello lump sum, soprattutto per la riduzione degli oneri amministrativi e la possibilità di concentrarsi maggiormente sulle attività progettuali.

Anche grazie a questi risultati, il modello lump sum sta diventando un modello sempre più diffuso all’interno dei bandi europei. Secondo le informazioni ad oggi disponibili questa tendenza continuerà anche nella nuova programmazione 2028-2034 (ne abbiamo parlato qui). Andiamo quindi a capire meglio di che cosa si tratta e qual è l’impatto di questo modello nella scrittura e nella gestione dei progetti europei.

Lump sum: di che cosa si tratta?

Nella sezione del Manuale dedicata alla rendicontazione forniamo una prima definizione di cosa si intende per lump sum, o somme forfettarie, e che cosa le caratterizza rispetto ai tradizionali sistemi basati sulla rendicontazione dei costi reali.

All’interno del mondo dei progetti europei, si possono identificare tre tipologie di lump sum:

• Quelle in cui l’importo viene definito ex ante dal bando (pre-fixed amount). Questa categoria che si divide a sua volta in:
• • casi in cui l’importo prefissato riguarda le tipologie di progetti (per cui tutti i progetti di un bando avranno lo stesso contributo), e
  •  casi in cui l’importo prefissato riguarda blocchi di attività (in questo caso gli importi assegnati variano da progetto a progetto, in base ai “blocchi” di attività selezionate);
• Quelle in cui l’importo è basato sul progetto (project-based amount), per cui l’importo segue il metodo forfettario, ma è diverso per ogni progetto. In questo caso è dunque necessario presentare un budget dettagliato con stime di costo realistiche per ciascuna categoria, work package o beneficiario.

Linee guida e documentazione ufficiale per i bandi europei “a lump sum”

I principali documenti della Commissione europea cui fare riferimento riguardo ai finanziamenti “a lump sum” sono:

• Il manuale ufficiale della Commissione Europea su come gestire i progetti basati sul sistema “a lump sum”, e di cui è stata pubblicata a inizio giugno 2026 una versione aggiornata. La Guida si concentra su come tenere conto dell’approccio lump sum nella presentazione di progetti, nella valutazione e nella gestione di progetti europei;
• Il Model Grant Agreement (MGA) per i progetti basati sul sistema “a lump sum”. Si tratta del modello del contratto di sovvenzione che l’ente capofila del progetto assegnatario e gli altri beneficiari del consorzio firmano con la Commissione europea all’avvio di progetto. Le modifiche specifiche che riguardano il modello “a lump sum” sono evidenziate in viola all’interno del testo.

Oltre ai manuali e alla documentazione ufficiale, segnaliamo anche la sezione FAQ del portale Funding & Tenders, dove è possibile filtrare la ricerca e trovare domande e risposte relative al sistema “a lump sum”.

Nella sezione “Guidance and documents - Reference documents” di Funding & Tenders è possibile cercare tutta la documentazione che riguarda le lump sum per ciascun programma, selezionando nei filtri sulla sinistra il nome del programma. I documenti relativi alle lump sum si trovano all’interno della sezione “simplified costs decisions”. All’interno delle schede-programma o del prospetto unico proposti nella nostra piattaforma, queste risorse sono accessibili attraverso il link “DOC”.

Le lump sum nei diversi programmi europei

Esistono risorse dedicate a programmi specifici. Sebbene molti aspetti siano comuni, questa documentazione permette di tenere conto degli aspetti tecnici e di contesto di ciascun programma.

• Per Horizon Europe, è possibile consultare la pagina dedicata di Funding&Tenders, che contiene documenti per un primo inquadramento: la presentazione “Lump Sum funding: what do I need to know?”, le linee guida e gli strumenti da utilizzare durante la scrittura e gestione dei progetti, come la “lump sum budget table”.
• Per Erasmus+, il documento di base è la Guida del Programma pubblicata annualmente (qui la versione 2026), che definisce l’uso delle lump sum a seconda delle azioni finanziate. Per il 2026 è stato anche pubblicato un “Handbook on the lump sum funding model” dedicato all’azione chiave 2, Partenariati per la cooperazione. È inoltre consigliato monitorare la sezione FAQ all’interno dei siti delle Agenzie Nazionali che gestiscono il programma nei paesi membri.
• Per il programma CERV, si può consultare qui la decisione ufficiale che autorizza l’uso delle lump sum nell’ambito del programma. Segnaliamo inoltre la pagina dedicata del punto di contatto nazionale per l’Italia e la risposta alla FAQ sulla documentazione necessaria in caso di controlli sui finanziamenti “a lump sum”.
• Per il programma Europa Creativa, è disponibile qui la decisione sull’utilizzo delle lump sum nel programma che include anche informazioni sulla rendicontazione.

Le lump sum nella scrittura del progetto

L’uso delle lump sum ha specifiche implicazioni per la scrittura dei progetti.

• A livello di struttura di progetto, le lump sum richiedono una pianificazione rigorosa e dettagliata, poiché il pagamento non è legato alla rendicontazione dei costi, ma al completamento di Work Packages, output e attività. La struttura di progetto deve quindi essere molto chiara: i WP e i relativi output devono essere strutturati in fasi coerenti, il cui completamento sia facilmente verificabile. È necessario un approccio prudente, in cui WP abbiamo la giusta “taglia” e la giusta “granularità”, ovvero evitando sia di concentrare troppe attività in un solo WP (che ne aumenta i rischi, i tempi e la complessità di gestione), sia un eccessivo spezzettamento (che comporta un monitoraggio più gravoso).
• A livello di budget, anche se il pagamento avviene attraverso somme forfettarie, è importante che i totali riflettano i costi reali sostenuti per realizzare le attività e gli output correlati. È consigliabile sviluppare un budget interno in fase di scrittura in cui sia possibile valutare la corrispondenza tra le cifre forfettarie ed i costi reali dell’implementazione, tenendo conto anche delle differenze esistenti tra un paese europeo e l’altro. I diversi programmi possono avere specifiche griglie di riferimento per alcune tipologie di costi forfettari, come ad esempio i costi di personale.
• A livello di gestione del consorzio, è molto importante che venga definita in fase di scrittura, ed eventualmente regolata da un accordo di partenariato interno, quella che sarà la ripartizione dell’importo forfettario tra partner. L’accordo dovrebbe definire le responsabilità e le attività / Work Packages affidati a ciascuno, con meccanismi di tutela in caso di inadempienze che potrebbero, ad esempio, mettere a repentaglio un intero WP.

Le lump sum nella valutazione del progetto

Nella fase di valutazione della proposta di progetto, i valutatori tengono conto della stima dei costi delle attività sulla base di criteri di valutazione che possono cambiare di nome, contenuto e collocazione a seconda del programma (possono ad esempio rientrare nel criterio “Qualità”, “Implementazione” o “Risorse”).

Nel caso di alcuni programmi, come Horizon Europe, sono presenti specifici strumenti di verifica, ad esempio per il calcolo del costo del personale, che permettono di avere un range di riferimento per determinate categorie di costo a seconda del paese e del tipo di organizzazione, di cui i valutatori terranno conto. Nel corso della valutazione è anche possibile che i valutatori richiedano una riduzione dei costi individuati “a lump sum” o una loro riallocazione su diversi partner, beneficiari e work packages (qui alcuni consigli su come affrontare la valutazione).

Le lump sum nella gestione del progetto

L’implicazione principale delle lump sum in fase di gestione del progetto è che il focus è spostato sui risultati: il finanziamento è infatti attribuito sulla base del raggiungimento di risultati e della produzione di deliverable o output identificati in fase di progettazione.

Dal punto di vista operativo, il principale documento di riferimento è il già citato Model Grant Agreement (MGA), che definisce le basi legali e finanziarie del progetto. In particolare, il suo Articolo 20 stabilisce le modalità di rendicontazione applicabili alle somme forfettarie. In linea generale, mentre non è richiesto di conservare documentazione specifica riguardante i costi effettivamente sostenuti, è però richiesto di conservare giustificativi che possano comprovare la corretta esecuzione del progetto e l’ottenimento dei risultati.

Ad esempio, nel caso di eventi in cui venga richiesto un numero minimo di partecipanti, è fondamentale conservare i registri dei partecipanti; e nel caso in cui l’evento preveda la partecipazione di persone di una determinata fascia di età, è importante che i registri ne diano riscontro. Questa documentazione deve essere resa disponibile su richiesta nel caso di controlli, revisioni o indagini da parte della Commissione europea, per un numero di anni successivi alla fine del progetto che varia in base al programma e all’ammontare del finanziamento.

Per quanto riguarda la gestione dei progetti e dei grant agreement, segnaliamo una sezione dedicata del portale Funding & Tenders, “IT how to”, valida in particolare per Horizon Europe e per i progetti gestiti in modo centralizzato (non è quindi valida per programmi come Erasmus+, gestiti tramite le agenzie nazionali degli stati membri). Una parte di “IT how to”, che consigliamo, è specificamente dedicata alla reportistica dei progetti “a lump sum”.

Le lump sum: un modello semplificato, ma non banale

In conclusione, il modello lump sum introduce dei cambiamenti “copernicani” rispetto al modello basato sui costi reali, spostando il focus sul completamento dei Work Packages, delle attività e dei relativi output, con una documentazione giustificativa basata su report tecnici e sulla misurazione dei risultati, piuttosto che su timesheet, fatture e giustificativi fiscali.

È bene però non sottovalutarne le implicazioni, perché l’alleggerimento amministrativo non significa una semplificazione del progetto in quanto tale.

Anzi, il progetto dovrà essere pianificato e gestito in maniera rigorosa per assicurare il raggiungimento dei risultati e l’ottenimento del contributo.