Die Erstellung europäischer Projekte: Vorbereitung, bewährte Vorgehensweisen und zu vermeidende Fehler
„Es war eine dunkle und stürmische Nacht“: Die schwierige Aufgabe, europäische Projekte zu verfassen
Wer kennt nicht diesen berühmten Anfangssatz, der den Auftakt zu jedem Versuch von Snoopy bildet, seinen Roman zu schreiben? Er vermittelt sehr gut, wie schwierig das Schreiben ist und wie wichtig der Stil ist.
Wer sich schon einmal an der Einreichung eines Antrags für ein europäisches Projekt versucht hat, weiß nur zu gut, dass das Verfassen eines solchen Antrags ein komplexer Prozess ist, bei dem es gilt, fachliche Inhalte mit einem flüssigen Schreibstil und einer angemessenen Sprache zu verbinden.
Wir widmen diesem Thema einen eigenen Abschnitt im Handbuch, Artikel zur Terminologie (insbesondere im Abschnitt „Fragen und Antworten“) sowie ein regelmäßig aktualisiertes Glossar.
Neben der Berücksichtigung der technischen Aspekte eines Projektvorschlags ist es von entscheidender Bedeutung, sich vor Augen zu halten, dass dieser von einem Gutachter gelesen wird – wahrscheinlich zusammen mit Dutzenden anderer Vorschläge. Aus diesem Grund sind Stil und Schreibweise ebenso wichtig wie die technischen Inhalte.
Lassen Sie uns gemeinsam einige Tipps und Fehler betrachten, die es zu vermeiden gilt, um ein sorgfältig ausgearbeitetes und überzeugendes Projekt zu verfassen – sowohl was den Stil als auch die Vorgehensweise betrifft.
Bevor Sie „zur Feder greifen“: die Vorbereitungsarbeit
Das erfolgreiche Verfassen eines Projektantrags beginnt bereits lange vor dem Ausfüllen des Antragsformulars. Bevor Sie sich an das Ausfüllen des Formulars „wagen“, ist es wichtig, eine klare Vorstellung von der Grundstruktur des Projekts zu haben.
Anstatt sofort mit dem Ausfüllen des Formulars zu beginnen – einem komplexen Dokument, das sogar 50 bis 60 Seiten umfassen kann –, wird als erster Schritt empfohlen, eine Konzeptnotiz (Concept Note) zu erstellen, d. h. eine sehr kurze Zusammenfassung (3–4 Seiten) der Projektidee. Die Konzeptnotiz enthält die Begründung (Rationale) des Projekts, die Hauptziele, die Struktur der Aktivitäten (oder Arbeitspakete), die wichtigsten Ergebnisse (Outputs) des Projekts, die Zielgruppe, einen vorläufigen Zeitplan und das Gesamtbudget.
Die Konzeptnotiz ist zudem die beste Visitenkarte, da sie es ermöglicht, potenziellen Partnern eine erste klare Vorstellung vom Projekt zu vermitteln. Es ist normal, dass die Konzeptnotiz nach dem Austausch mit den Partnern mehrere Änderungen durchläuft, doch es ist sicherlich einfacher, auf vier Seiten einer Konzeptnotiz eine gemeinsame Vision zu finden als in einem 50- bis 60-seitigen Formular.
Sobald die Konzeptnotiz gemeinsam mit den Partnern festgelegt wurde, ist es sinnvoll, bearbeitbare und mit Anmerkungen versehbare Versionen der Formularvorlagen, des Zeitplans (Gantt-Diagramm) und des Budgets zu erstellen, die bereit sind, gemeinsam genutzt und unter Einbeziehung der Beiträge der Partner weiterentwickelt zu werden. Sobald die Vorbereitungen abgeschlossen sind, kann mit dem Verfassen begonnen werden.
Bewährte Vorgehensweisen bei der Erstellung eines europäischen Projekts
Hier sind einige Tipps zum Verfassen eines Projektvorschlags.
- Terminologische Konsistenz: Es ist wichtig, im gesamten Formular dieselben Begriffe zu verwenden und ein eigenes „Glossar“ für Ihr Projekt zu erstellen. Wenn ein Element unterschiedlich bezeichnet wird, könnte der Gutachter annehmen, dass es sich um unterschiedliche Sachverhalte handelt, was die Verständlichkeit und Klarheit beeinträchtigt. Außerdem ist es bei der Überarbeitung des Antrags einfacher, die Funktionen „Suchen“ und „Ersetzen“ zu nutzen, wenn stets derselbe Begriff verwendet wird.
- Inklusive Sprache: Vermeiden Sie Geschlechterstereotypen und verwenden Sie eine Sprache, die die Vielfalt respektiert, im Einklang mit den Werten der Europäischen Union und den Querschnittsthemen. Dies ist eine grundlegende Voraussetzung.
- Labor limae: Schreiben ist … Überarbeiten. Es ist wichtig, sich nicht mit dem ersten Entwurf zufrieden zu geben, sondern das Feedback der Partner einzubeziehen, die Sätze zu straffen, Wiederholungen zu beseitigen und zu versuchen, den Text immer flüssiger zu gestalten.
- Die Regel der „Eigenständigkeit“: Jeder Abschnitt sollte auch für sich allein genommen verständlich sein. Aus diesem Grund sollten allgemeine Verweise (z. B. „wie oben beschrieben“) vermieden werden. Wenn Sie ein an anderer Stelle dargelegtes Konzept zitieren möchten, sollten Sie konkret darauf eingehen oder es kurz zusammenfassen, um den Lesefluss nicht zu unterbrechen.
- Abstimmung zwischen Text und Budget: Es ist ratsam, sicherzustellen, dass jede im technischen Teil beschriebene Maßnahme eine genaue Entsprechung in den Budgetunterlagen, im Zeitplan und generell in den anderen Abschnitten des Angebots findet.
- Umgang mit Abkürzungen: Wir empfehlen, eine Abkürzung nur dann einzuführen, wenn dies unbedingt erforderlich ist, und sie beim ersten Vorkommen klar zu definieren. Ein Text voller unverständlicher Abkürzungen wird schnell unlesbar.
„Stilistische Fehler“: Was Sie beim Verfassen von EU-Projekten vermeiden sollten (und wie Sie diese korrigieren können)
Was sind hingegen die häufigsten Fehler und wie lassen sie sich vermeiden?
Verwendung des „Projektjargons“: Der „Projektjargon“ ist eine ausfüllende, sich wiederholende Sprache, die unter dem Deckmantel europäischer Fachbegriffe aus dem Planungsbereich den Mangel an Inhalten verbirgt. Eine Sprache, die dazu dient, Formularfelder auszufüllen, und die Mittelmäßigkeit und Entpersönlichung begünstigt. Das Gegenmittel ist Authentizität: die tatsächlichen Bedürfnisse sichtbar zu machen, Nuancen hervorzuheben und es zu vermeiden, in abstrakten Kategorien zu sprechen.
Erste oder dritte Person? Die Verwendung des „wir“ kann vorteilhaft sein, wenn Sie den Eindruck eines geeinten Teams (des Konsortiums) mit einer gemeinsamen Vision vermitteln, dem Text eine konkretere Note verleihen („wir werden umsetzen“ statt „es wird umgesetzt“) und den Lesefluss dynamischer gestalten möchten. Die dritte Person kann hingegen vor allem in Abschnitten verwendet werden, in denen wissenschaftliche Objektivität betont werden soll (wie beispielsweise bei der Bedarfsanalyse) oder wenn das Projekt als Ganzes vorgestellt wird.
Einsatz künstlicher Intelligenz: Dies ist ein Thema von zentraler Bedeutung, dessen Auswirkungen auf die Ausarbeitung europäischer Projekte immer deutlicher werden. Im Allgemeinen ist KI ein hervorragender Assistent, doch ein mit KI generierter Text ohne „Filter“ und ohne einen angemessenen Beitrag an Ideen und „menschlichen“ Inputs wirkt in den Augen der Gutachter leicht flach, inhaltslos und „seelenlos“. Ganz zu schweigen von der Gefahr von„Halluzinationen“, Unstimmigkeiten, Verallgemeinerungen oder Formulierungen, die den „künstlichen“ Ursprung des Inhalts verraten und den Wert des Vorschlags zunichte machen können.
Das wahllose Kopieren und Einfügen: Ebenso ist es ein fataler Fehler, Teile alter Projekte wiederzuverwenden, ohne sie an die neue Ausschreibung anzupassen. Jede Ausschreibung hat spezifische Ziele, weshalb das „Kopieren und Einfügen“ sofort auffällt und den Eindruck von mangelnder Sorgfalt und Oberflächlichkeit vermittelt.
Übermäßige Fachsprache: Auch wenn das Projekt technisch fundiert sein muss, ist es wichtig zu bedenken, dass der Gutachter zwar ein Experte auf diesem Gebiet sein mag, jedoch nicht unbedingt ein Spezialist für genau das Thema des Projekts. Die Sprache muss diesem Aspekt Rechnung tragen, indem übermäßig fachspezifische Begriffe vermieden (oder mithilfe von Definitionen oder Anmerkungen erläutert) werden.
Die Zusammenfassung vernachlässigen: Obwohl sie oft erst in letzter Minute verfasst wird, ist die Zusammenfassung tatsächlich das Erste, was gelesen wird. Ist sie unübersichtlich oder langweilig, besteht die Gefahr, dass der Gutachter den Rest des Dokuments mit einer negativen Voreingenommenheit betrachtet.
Mangelnde Verknüpfung: Ein stilistischer und methodischer Fehler besteht darin, die Arbeitspakete als voneinander getrennte Einheiten darzustellen. Um diesen Fehler zu vermeiden, ist es sinnvoll, den Schreibstil zu nutzen, um narrative Brücken zu schlagen und so die Zusammenhänge und die gegenseitige Abhängigkeit zwischen den Aktivitäten und Ergebnissen verschiedener Arbeitspakete zu verdeutlichen.
Gegenprüfung: Nach Fertigstellung des Entwurfs ist es wichtig, eine Überprüfung durch eine externe Person vorzusehen, beispielsweise durch einen Partner, der nicht maßgeblich an der Erstellung mitgewirkt hat. Eine neutrale Sichtweise hilft dabei zu erkennen, ob der Entwurf auch für einen externen Gutachter klar und nachvollziehbar ist.
Professionelles Korrekturlesen: Insbesondere wenn das Projekt auf Englisch verfasst ist, kann die Überprüfung durch einen Muttersprachler dem Projekt mehr Professionalität verleihen und ihm den letzten Schliff geben, den es verdient.
Auch wenn die Form wichtig ist, ist das Verfassen eines europäischen Projekts niemals eine Stilübung um ihrer selbst willen. Jeder Aufwand für die Feinarbeit und die Formgebung ist kein überflüssiges Extra, sondern eine notwendige Strategie, um dem Projekt in einem hart umkämpften Umfeld einen unverwechselbaren Charakter zu verleihen.
