Projet rejeté ? Comment recommencer après un refus ?

Gérer l’échec dans les projets européens : conseils pratiques pour apprendre de vos erreurs et présenter des projets gagnants.

Le facteur concurrence et la gestion de l’échec

Nous ne pouvons pas le nier : les projets européens peuvent être très compétitifs et un projet non financé est un événement "normal" qu’il faut apprendre à gérer.

Dans les programmes tels que Horizon Europe, Europe Créative et Erasmus+, le taux de réussite est souvent très faible, parfois même inférieur à 10 %. En d’autres termes, vous avez plus de chances de rencontrer des échecs que des victoires : les deux faces d’une même pièce que Rudyard Kipling, dans un célèbre poème, conseillait de traiter sur un pied d’égalité. Aujourd’hui, nous vous donnons quelques conseils sur la manière de procéder, en évitant de vous brûler avec les premières expériences et en transformant les échecs en facteur de croissance, pour vous-même et pour votre organisation.

Il est possible de connaître le pourcentage de projets admis en consultant les rapports annuels (comme pour Erasmus+) ou les évaluations intermédiaires (comme pour Horizon Europe) des programmes européens.

Pour les professionnels de la conception de projets européens, un tel niveau de concurrence signifie avant tout que le niveau de qualité des projets soumis doit viser l’excellence, car l’écart entre un projet financé et un projet non financé n’est souvent que de quelques points. Cette dynamique est rendue encore plus évidente par l’application croissante des outils d’intelligence artificielle à la rédaction des projets, qui a augmenté le nombre et la qualité moyenne des projets soumis.

Le retour d’information est d’or : quelques conseils pour analyser le rapport d’évaluation

Si le projet n’est pas approuvé, il est important de ne pas s’arrêter à la déception. Dans les projets européens, chaque projet est accompagné d’un rapport de synthèse d’évaluation (RSE), qui attribue à chaque critère d’évaluation une note numérique et un commentaire synthétique, mettant en évidence les points forts, les points faibles et les points à améliorer du projet.

Selon le programme, l’ESE peut changer ou s’appeler de manière légèrement différente, mais il s’agit d’une pratique établie. Les critères d’évaluation varient d’un programme à l’autre, mais se rapportent généralement à la pertinence, à l’impact, à la qualité et à la cohérence de la conception du projet.

L’ESR représente une synthèse de l’analyse effectuée par des évaluateurs externes, qualifiés dans le domaine spécifique abordé par l’appel : si le projet n’a pas été accepté pour un financement, l’ESR est la ressource la plus précieuse pour comprendre où améliorer la proposition en vue d’une future nouvelle candidature.

Voici quelques conseils pour tirer le meilleur parti de cette analyse.

• Séparez l’émotivité du jugement. Apprenez à ne pas le prendre "personnellement" : comme nous l’avons dit, la concurrence est très forte et les fonds sont limités. Il arrive qu’un très bon projet soit rejeté simplement à cause d’un manque de fonds. Même si le projet n’obtient pas une bonne note, il est important de comprendre, à tête reposée, quels sont les points faibles : souvent, le problème ne réside pas dans l’idée, mais dans la cohérence formelle ou dans la description de l’impact à long terme.
• La règle de la deuxième/troisième tentative. L’ESE sert de base à l’élaboration de la stratégie pour la prochaine tentative. De nombreux projets ne sont approuvés que lors de la deuxième ou troisième demande, après avoir intégré ce retour d’information. Il est conseillé de commencer à travailler sur une nouvelle demande bien à l’avance, en gardant à l’esprit que dans la plupart des cas, il est possible de savoir à l’avance à quel moment de l’année les nouveaux appels seront publiés, grâce aux programmes de travail (pour 2026, nous avons discuté de cela ici). Attention à certaines réserves possibles, par exemple si votre projet est placé sur une "liste de réserve" de projets, vous ne pourrez pas le soumettre à nouveau tant que la liste reste valide. En outre, certains programmes (comme Horizon Europe) prévoient une période de "standstill" (qui, dans certains cas, est de 1 ou 2 ans) avant qu’un projet qui a été rejeté puisse être soumis à nouveau.
• Du "code des évaluateurs" à la lecture critique. Le langage des évaluateurs est souvent formel et peut paraître "édulcoré". Il est important de savoir lire entre les lignes, en accordant l’importance nécessaire aux compliments rituels (par exemple, "le projet est bien écrit") et de se concentrer principalement sur les "mais", les "cependant" et les "néanmoins". Parfois, le commentaire peut sembler positif dans l’ensemble, mais la note est faible : cela se produit lorsque l’évaluateur a trouvé une "erreur fatale" qui invalide le reste et qu’il est crucial de pouvoir détecter.
• Défauts structurels et lacunes majeures Les défauts structurels (lacunes majeures) peuvent inclure, par exemple, le manque de compétences au sein du consortium pour mener à bien le projet, ou l’absence de valeur ajoutée européenne. Ce sont des problèmes qui rendent souvent nécessaire une remise à plat de la structure même du projet. En revanche, les lacunes mineures sont généralement des détails manquants ou des explications peu claires. Si votre score est proche du seuil, corriger ces points lors du prochain appel augmentera considérablement vos chances de gagner.
• Étudiez les contre-mesures. Un exercice utile peut consister à créer une matrice contenant, pour chaque point faible, la contre-mesure ou la correction possible à mettre en œuvre. Par exemple, si la critique porte sur des "délais peu clairs", il peut être utile d’inclure un calendrier (diagramme de Gantt) en annexe de la prochaine candidature. L’analyse doit être effectuée pour chaque phrase négative de l’évaluation, même celles qui peuvent paraître "injustes".

La courbe d’apprentissage et les leçons tirées de la conception européenne

Participer à un projet européen est un parcours transformateur qui va bien au-delà de la rédaction d’un formulaire ou de l’obtention d’un financement. Outre l’impact génératif de l’évaluation, qui permet aux organisations qui soumettent le projet de mettre en œuvre des améliorations pour la prochaine candidature, le développement d’un projet peut être un véritable exercice de renforcement des capacités qui permet de

• Améliorer la connaissance de sa propre structure: la préparation d’un projet pour un appel à propositions européen est un processus complexe. Des compétences et une coordination sont nécessaires, par exemple entre ceux qui s’occupent du projet et ceux qui s’occupent des aspects administratifs. La planification vous permet de tester votre propre niveau de capacité et de coordination, et de voir si vous êtes réellement prêt;
• Développer une culture interne de la comparaison au niveau européen: travailler à l’échelle européenne implique de sortir de l’autoréférence et d’accepter, par exemple, que sa propre solution locale n’est pas la seule possible. La comparaison avec des partenaires d’autres pays permet de comprendre dans quelle mesure un problème commun (par exemple le chômage des jeunes) peut être traité avec des instruments radicalement différents utilisés dans des régions différentes et éloignées de la sienne ;
• Apprendre des partenaires européens: faire partie d’un partenariat européen(voici le dernier article du Guide sur le sujet), vous permet d’observer comment travaillent d’autres organisations plus expérimentées, d’importer des bonnes pratiques et des connaissances et de traiter avec d’autres types d’organisations que les vôtres. Même un projet non financé laisse derrière lui un réseau de contacts. Un partenaire rencontré lors d’une candidature infructueuse peut devenir le chef de file d’un projet gagnant l’année suivante ;
• Développer les langages et outils du design européen : il existe un langage spécifique au design européen, un glossaire de termes qui s’acquièrent lors du développement d’un projet et qui restent dans la culture de l’organisation, même si le projet n’a pas été financé. La participation à un projet est aussi l’occasion de créer et d’affiner sa propre "boîte à outils" utile au développement de nouveaux projets, y compris dans le cadre d’autres appels à propositions et programmes (exemples : profil de l’organisation et de son personnel, leurs points forts, les projets réalisés, les pratiques développées, les réseaux de partenaires) ;
• Identifier les projets matures à porter sur la table européenne: l’appel à propositions européen peut fonctionner comme un test pour les idées développées au sein de l’organisation. Il permet de comprendre si une idée qui semblait brillante localement peut s’avérer dépassée ou, au contraire, extrêmement avant-gardiste par rapport à l’état de l’art européen. En même temps, le design permet de distiller ce qui, dans une initiative locale, est reproductible et potentiellement exportable au reste de l’Europe.

En résumé : la valeur de l'"échec positif".

Nous avons vu comment, même lorsqu’un projet reçoit une mauvaise note, l’organisation en sort plus forte. Le projet doit être considéré comme un investissement à long terme : l’organisation en sort avec une vision plus claire de son rôle, un réseau plus large et une méthodologie de travail plus solide. Chaque rapport de synthèse d’évaluation négative est, paradoxalement, un "guide gratuit" des experts qui peut mener à la victoire lors du prochain appel.

Le secret est de ne pas gaspiller le travail accompli : restez en contact avec le partenariat, conservez les critiques et continuez à suivre les dates de publication via les programmes de travail (et les mises à jour sur notre portail d’appels). Le seul véritable "échec" dans les projets européens est d’arrêter de postuler après la première tentative.